Bereits vorhandene Kontakte müssen im Newsletter Programm MailOut Professional nicht erneut von Hand eingetragen werden. Das Newsletter Programm übernimmt Empfängerdaten aus verschiedenen Adressbüchern, Tabellen, Datenbanken und Textdateien. Die importierten Datensätze werden an die aktuell geöffnete MailOut-Tabelle angehängt.
Diese Anleitung beschreibt den Import aus Outlook Express, Windows Mail, Microsoft Outlook, Excel, Access, dBase, Paradox, FoxPro und Textdateien. Zusätzlich erfahren Sie, wie Trennzeichen eingetragen, Spalten zugeordnet und Daten vor dem endgültigen Import geprüft werden.
Datensätze im Newsletter Programm importieren
Die Importfunktion finden Sie im Hauptmenü von MailOut Professional unter:
Programm → Datensätze importieren
Nach dem Aufruf öffnet das Newsletter Programm einen Dialog mit mehreren Importquellen. Welche Einträge auswählbar sind, hängt von den auf dem Computer gefundenen Programmen, Kontaktordnern und Dateien ab.
Zur Auswahl können folgende Importarten stehen:
- Outlook Express / Windows Mail Adressbuch importieren
- Windows Mail Kontakte importieren
- Andere Datenformate importieren
- Outlook Kontakte importieren
Ist ein Eintrag ausgegraut, hat MailOut unter dieser Quelle vermutlich keine Kontakte gefunden. Prüfen Sie in diesem Fall, ob das zugehörige Programm installiert ist, der Kontaktordner Daten enthält und MailOut auf den Speicherort zugreifen kann.
Adressbuch in das Newsletter Programm übernehmen
Über den Eintrag Outlook Express / Windows Mail Adressbuch importieren lassen sich Kontakte aus älteren Microsoft-Adressbüchern einlesen. Diese Importart eignet sich für bestehende Adressbestände, die weiterhin für den Newsletter-Versand genutzt werden sollen.
Wählen Sie die gewünschte Quelle aus und folgen Sie den Angaben im Dialog. Vor dem Import sollten die enthaltenen E-Mail-Adressen geprüft werden. Entfernen Sie veraltete Einträge, doppelte Kontakte und Adressen, für die keine zulässige Versandgrundlage vorhanden ist.
Der technische Import in das Newsletter Programm ersetzt keine Prüfung der Einwilligungen. Für kommerzielle Newsletter muss nachvollziehbar sein, weshalb eine Person angeschrieben werden darf.
Windows-Mail-Kontakte in MailOut importieren
Wählen Sie Windows Mail Kontakte importieren und klicken Sie anschließend auf Weiter. Im nächsten Fenster tragen Sie oben den Importpfad ein. In vielen Fällen ist bereits der Kontaktordner des aktuell angemeldeten Windows-Kontos eingetragen.
Unterhalb des Pfades zeigt MailOut die gefundenen Kontakte. Setzen Sie einen Haken neben alle Einträge, die in die aktuelle Datenbank-Tabelle übernommen werden sollen.
Über die vorhandenen Schaltflächen können Sie alle Kontakte markieren oder sämtliche Markierungen entfernen. Diese Auswahl ist bei großen Adressbüchern hilfreich, sollte jedoch vor dem Import nochmals geprüft werden.
Andere Datenformate im Newsletter Programm importieren
Der Menüpunkt Andere Datenformate importieren dient zum Einlesen externer Dateien und Datenbanken. Nach der Auswahl und einem Klick auf Weiter erscheint ein zusätzlicher Importdialog.
Das Newsletter Programm kann unter anderem Daten aus folgenden Quellen verarbeiten:
- Microsoft Excel
- Microsoft Access
- dBase
- Paradox
- FoxPro
- Textdateien
Im oberen linken Bereich des Dialogs befinden sich blaue Hilfe-Links für die unterstützten Dateitypen. Dort erhalten Sie weitere Angaben zu den Anforderungen des ausgewählten Formats.
Importdatei auswählen
Tragen Sie unter Import Datei den vollständigen Pfad und den Dateinamen ein. Alternativ klicken Sie auf die Schaltfläche Datei öffnen und suchen die Datei auf Ihrem Computer.
Schließen Sie Excel, Access oder ein anderes Quellprogramm vor dem Import. Eine geöffnete Datei kann gesperrt sein und dadurch den Zugriff durch MailOut verhindern.
Neben der Dateiauswahl befindet sich die Funktion Blacklist. Über den Fragezeichen-Button links daneben rufen Sie die zugehörigen Hilfetexte auf.
Delimiter im Newsletter Programm richtig einstellen
Beim Import von Textdaten muss MailOut erkennen, wo ein Datensatz endet und an welcher Stelle ein neues Feld beginnt. Dazu werden sogenannte Delimiter beziehungsweise Trennzeichen verwendet.
Der Datensatz-Delimiter trennt vollständige Datensätze voneinander. Der Feld-Delimiter trennt Angaben innerhalb einer Zeile, etwa Name, E-Mail-Adresse und Anrede.
Häufig verwendete Trennzeichen sind:
- Semikolon:
; - Komma:
, - Tabulator
- Senkrechter Strich:
|
Die Zeichen können von Hand eingetragen oder aus einer Liste gewählt werden. Ist das verwendete Trennzeichen unbekannt, öffnen Sie die Datei mit Windows Notepad oder einem anderen Texteditor. Dort ist der Aufbau meist leicht zu erkennen.
Beispiel für eine Textdatei
Hans Mustermann|[email protected]|Herr
Edit Mustermann|[email protected]|Frau
Fritz Mustermann|[email protected]|HerrIn diesem Beispiel werden die Felder durch einen senkrechten Strich getrennt. Der Feld-Delimiter im Newsletter Programm muss daher auf | stehen.
Die Reihenfolge innerhalb jeder Zeile lautet:
- Vollständiger Name
- E-Mail-Adresse
- Anrede
Spalten beim Import zuordnen
Unterhalb der Einstellungen für die Trennzeichen zeigt MailOut die Spalten der aktuellen Tabelle. Neben jeder Spalte befindet sich ein Eingabefeld. Dort tragen Sie ein, an welcher Position die passende Angabe in der Importdatei steht.
Für das vorherige Beispiel lautet die Zuordnung:
- Spalte Name:
1 - Spalte E-Mail:
2 - Spalte Anrede:
3
MailOut liest dadurch den ersten Wert als Namen, den zweiten Wert als E-Mail-Adresse und den dritten Wert als Anrede ein.
Ein Feld, das in der Quelldatei nicht vorhanden ist, erhält den Wert 0. Existiert beispielsweise kein Betreff, bleibt die zugehörige Spalte nach dem Import leer.
Diese Zuordnung erlaubt es dem Newsletter Programm, auch Textdateien einzulesen, deren Spalten eine andere Reihenfolge als die MailOut-Tabelle besitzen.
Importvorschau im Newsletter Programm prüfen
Am unteren Rand des Importfensters befindet sich die Schaltfläche Import Vorschau. Nach einem Klick öffnet sich eine Ansicht der eingelesenen Daten.
Prüfen Sie vor dem Start folgende Punkte:
- Stehen Namen in der Namensspalte?
- Wurden E-Mail-Adressen vollständig erkannt?
- Sind die Anreden richtig zugeordnet?
- Bleiben nicht vorhandene Angaben leer?
- Werden Umlaute und Sonderzeichen korrekt dargestellt?
- Sind keine Werte in falsche Spalten gerutscht?
Landen sämtliche Angaben in einer einzigen Spalte, wurde meist das falsche Trennzeichen gewählt. Verschobene Werte deuten dagegen auf fehlerhafte Positionsnummern hin.
Passen Sie die Einstellungen an und öffnen Sie die Vorschau erneut. Stimmen alle Angaben, klicken Sie auf Starte Import. Das Newsletter Programm hängt die Datensätze anschließend an die geöffnete MailOut-Tabelle an.
Typische Fehler bei Textdateien vermeiden
Ein falscher Feld-Delimiter gehört zu den häufigsten Ursachen für einen fehlerhaften Datenimport. Enthält eine Datei beispielsweise folgende Zeile, muss das Semikolon als Trennzeichen ausgewählt werden:
Hans Mustermann;[email protected];HerrEin Komma oder senkrechter Strich würde hier nicht zum Dateiaufbau passen.
Enthält ein Datenfeld selbst das verwendete Trennzeichen, können die Werte in Anführungszeichen stehen:
"Hans Mustermann";"[email protected]";"Herr"Testen Sie umfangreiche Dateien zunächst mit wenigen Datensätzen. So erkennen Sie falsche Zuordnungen, bevor eine große Empfängerliste eingelesen wird.
Excel-Daten für das Newsletter Programm vorbereiten
Bei Excel-Dateien kann der von Excel gespeicherte Tabellenbereich größer sein als der tatsächliche Datenbestand. Unsichtbare Inhalte, Formatierungen oder Leerzeichen in entfernten Zellen können die Tabelle unnötig verlängern.
Drücken Sie in Excel die Tastenkombination:
Strg + Ende
Excel springt zur letzten als genutzt erkannten Zelle. Liegt diese weit unterhalb oder rechts neben den echten Kontaktdaten, enthält die Arbeitsmappe vermutlich überflüssige Zellinhalte.
Löschen Sie die unnötigen Zeilen und Spalten und speichern Sie die Datei erneut. Prüfen Sie außerdem:
- Stehen die Überschriften in einer einzigen Zeile?
- Enthält jede Spalte nur eine Datenart?
- Gibt es verbundene Zellen?
- Sind E-Mail-Adressen ohne Zeilenumbrüche gespeichert?
- Enthalten Zellen führende oder nachgestellte Leerzeichen?
- Sollen Formeln vor dem Import durch Werte ersetzt werden?
Eine sauber aufgebaute Excel-Tabelle senkt das Risiko falsch eingelesener oder leerer Datensätze im Newsletter Programm.
Outlook-Kontakte in das Newsletter Programm importieren
Über den Eintrag Outlook Kontakte importieren übernimmt MailOut Kontakte aus Microsoft Outlook.
Nach der Auswahl und einem Klick auf Weiter kann Outlook eine Sicherheitsabfrage anzeigen. Darin fragt Outlook, ob MailOut auf die gespeicherten Kontakte zugreifen darf.
Auf manchen Systemen öffnet sich dieses Fenster hinter MailOut. Das Programm wirkt dann möglicherweise so, als würde es nicht mehr reagieren. Prüfen Sie in diesem Fall die Windows-Taskleiste. Ist dort ein Outlook-Fenster geöffnet, holen Sie es per Klick in den Vordergrund und erlauben Sie den Zugriff.
Outlook-Kontakteordner auswählen
Im folgenden Dialog wählen Sie den Outlook-Ordner aus, der die gewünschten Kontakte enthält. Standardmäßig ist meist der Hauptordner eingestellt.
Besitzt Outlook mehrere Kontaktordner, prüfen Sie den ausgewählten Bestand genau. Neben dem Hauptordner können etwa private Kontakte, Projektadressen oder archivierte Datensätze vorhanden sein.
Unterhalb der Ordnerauswahl zeigt das Newsletter Programm die importierbaren Daten. Darunter befinden sich zwei Reihen mit Pulldown-Menüs:
- links die Outlook-Kontaktfelder
- rechts die MailOut-Kontaktfelder
Namen und E-Mail-Adressen erkennt MailOut automatisch. Diese Zuordnungen lassen sich nicht ändern. Weitere Angaben wie Firma, Telefon, Straße, Ort oder Anrede können passenden MailOut-Spalten zugewiesen werden.
Aktivieren Sie Vorname und Nachname kombinieren, wenn beide Outlook-Felder gemeinsam in der MailOut-Spalte Name gespeichert werden sollen.
Prüfen Sie die Feldzuordnung und klicken Sie anschließend auf Starte Import. Die ausgewählten Outlook-Kontakte werden in die aktuelle Tabelle übernommen.
Import ohne Datenübernahme abbrechen
Soll der Vorgang beendet werden, klicken Sie auf Abbrechen. Solange der eigentliche Import nicht gestartet wurde, fügt MailOut keine neuen Kontakte zur Tabelle hinzu.
Importierte Empfängerdaten prüfen
Nach dem Import sollte die Tabelle stichprobenartig geprüft werden. Achten Sie auf:
- vollständige E-Mail-Adressen
- richtig dargestellte Umlaute und Sonderzeichen
- passende Namen und Anreden
- doppelte Empfänger
- leere Zeilen
- verschobene Spalteninhalte
- gültige Einwilligungen für den Versand
Bei großen Adresslisten empfiehlt sich zunächst eine separate Testtabelle. Nach erfolgreicher Prüfung können die Kontakte in den geplanten Empfängerbestand übernommen werden.
Warum eine Importquelle nicht auswählbar ist
Ein deaktivierter Eintrag weist meist darauf hin, dass MailOut unter der ausgewählten Quelle keine nutzbaren Kontaktdaten gefunden hat.
Prüfen Sie in diesem Fall:
- Ist das Quellprogramm installiert?
- Existiert das Adressbuch?
- Enthält der Ordner Kontakte?
- Wurde die Quelldatei verschoben oder umbenannt?
- Läuft MailOut unter dem passenden Windows-Konto?
- Hat das Programm Zugriff auf den Speicherort?
- Ist in Outlook das richtige Profil geöffnet?
Fazit zum Datenimport im Newsletter Programm
Der Datenimport in MailOut Professional spart das erneute Erfassen vorhandener Kontakte. Über Programm → Datensätze importieren lassen sich Adressbestände aus Outlook Express, Windows Mail, Microsoft Outlook, Excel, Access und mehreren Text- oder Datenbankformaten übernehmen.
Für einen fehlerarmen Import sind drei Schritte entscheidend: die richtige Quelle auswählen, Trennzeichen und Feldpositionen korrekt eintragen und die Importvorschau sorgfältig prüfen. Bei Excel-Dateien sollte zusätzlich der genutzte Zellbereich bereinigt werden. Bei Outlook kann eine im Hintergrund geöffnete Sicherheitsabfrage den Vorgang scheinbar anhalten.
Nach dem Einlesen folgt die Prüfung der Empfängerdaten. Damit vermeiden Sie doppelte Kontakte, leere Datensätze, falsche Anreden und verschobene Spalten im Newsletter Programm.