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Newsletter Programm MailOut Professional: Personalisierte E-Mails versenden

Mit dem Newsletter Programm MailOut Professional erstellen Sie Serien-E-Mails, deren Inhalte auf den Daten einzelner Empfänger beruhen. Namen, Anreden, Firmenbezeichnungen und weitere Angaben aus der geöffneten Tabelle lassen sich über Platzhalter in den Nachrichtentext einsetzen. Das Newsletter Programm erzeugt daraus für jeden ausgewählten Kontakt eine personalisierte E-Mail.

Für den Versand stehen reine Textnachrichten, formatierte HTML-E-Mails, Rich-Media-E-Mails und gespeicherte Mustervorlagen zur Auswahl. Diese Anleitung beschreibt die Empfängerauswahl, das Verfassen der Nachricht, den Einsatz von Platzhaltern, die Prüfung in der Vorschau und den anschließenden Versand.

Empfänger im Newsletter Programm auswählen

Öffnen Sie zunächst die Datenbank-Tabelle mit den Kontakten, die eine Nachricht erhalten sollen. Markieren Sie in der Spalte Selected alle gewünschten Datensätze.

Die gesetzten Markierungen bestimmen den Empfängerkreis. Zeilen ohne Auswahl werden beim Serienversand übersprungen. Prüfen Sie daher vor dem Öffnen des Assistenten, ob alle gewünschten Kontakte markiert und unerwünschte Einträge abgewählt sind.

Starten Sie den Versandassistenten über folgenden Menüpfad:

Programm → Mail erstellen / versenden

Alternativ drücken Sie die Taste F2. Im ersten Fenster klicken Sie auf Weiter.

Nachrichtenart im Newsletter Programm festlegen

Im nächsten Schritt stehen drei Varianten zur Auswahl:

  • Text-E-Mail
  • HTML-E-Mail / Rich Media E-Mail
  • MailOut Mustervorlagen öffnen

Die Auswahl richtet sich nach dem gewünschten Aufbau der Nachricht. Eine einfache Mitteilung ohne Grafiken und Textformatierungen kann als Text-E-Mail verschickt werden. Für Bilder, Links, unterschiedliche Schriftgrößen oder weitere Gestaltungsmerkmale wählen Sie eine HTML- beziehungsweise Rich-Media-E-Mail.

Text-E-Mail versenden

Eine Text-E-Mail enthält unformatierten Text. Bilder, farbige Schrift, verschiedene Schriftarten und grafische Schaltflächen können in diesem Format nicht eingesetzt werden.

Dieses Nachrichtenformat eignet sich für kurze Mitteilungen, Hinweise, Terminangaben und andere Inhalte, bei denen die reine Textinformation im Mittelpunkt steht.

HTML-E-Mail oder Rich Media E-Mail versenden

Eine HTML- oder Rich-Media-E-Mail kann formatierten Text, Bilder, Verknüpfungen und weitere gestalterische Elemente enthalten. Die Nachricht wird zunächst in einem unterstützten E-Mail-Programm erstellt und danach in MailOut Professional geladen.

MailOut Professional unterstützt Outlook Express, Windows Mail, das neue Outlook für Windows, das klassische Outlook für Windows, Outlook aus Microsoft 365, Outlook 2024 sowie weitere Outlook-Ausgaben.

MailOut-Mustervorlage öffnen

Über MailOut Mustervorlagen öffnen rufen Sie einen Dialog mit vorbereiteten Nachrichten auf. Wählen Sie dort eine Vorlage aus und prüfen Sie anschließend Inhalt, Platzhalter und Empfängerbezug.

Vorlagen können als Ausgangspunkt für wiederkehrende Aussendungen dienen. Angaben wie Termine, Preise, Ansprechpartner, Links und Absenderdaten sollten vor jedem Versand geprüft werden.

Neue Text-E-Mail im Newsletter Programm erstellen

Wählen Sie Text-E-Mail und klicken Sie auf Weiter. Danach erscheint der Editor von MailOut Professional.

Tragen Sie im Feld Betreff die Betreffzeile ein. Den eigentlichen Nachrichtentext schreiben Sie in das große Feld darunter. Der Betreff sollte den Inhalt der E-Mail verständlich zusammenfassen und keine falschen Erwartungen wecken.

Eine bereits gespeicherte Vorlage öffnen Sie über die Schaltfläche Vorlage öffnen. Wählen Sie im folgenden Dialog die gewünschte Vorlage aus. Der gespeicherte Text wird danach in den Editor übernommen.

Platzhalter für personalisierte E-Mails verwenden

Auf der rechten Seite des Editors befindet sich eine Liste mit verfügbaren Platzhaltern. Diese Einträge entsprechen den Spalten der geöffneten Datenbank-Tabelle.

Beim Erstellen der Serien-E-Mails ersetzt das Newsletter Programm jeden Platzhalter durch den Inhalt des zugehörigen Empfängerdatensatzes. So können aus einer gemeinsamen Nachricht unterschiedliche Anreden und persönliche Textstellen entstehen.

Ein Platzhalter lässt sich auf zwei Arten einfügen:

  1. Klicken Sie doppelt auf den gewünschten Eintrag in der Liste.
  2. Markieren Sie den Eintrag und klicken Sie auf den Pfeil < links neben der Platzhalterliste.

Setzen Sie die Schreibmarke vor dem Einfügen an die Position, an der der Wert aus der Datenbank erscheinen soll.

Beispiel für eine persönliche Anrede

Guten Tag [Anrede] [Name],

vielen Dank für Ihre Anmeldung zu unserem Newsletter.

Die genaue Schreibweise der Platzhalter entnehmen Sie der angezeigten Liste in MailOut Professional. Übernehmen Sie die Einträge aus dem Programm, damit Feldnamen und Zeichenfolge stimmen.

Enthält ein Datensatz keinen Wert für den verwendeten Platzhalter, kann in der fertigen Nachricht eine Lücke entstehen. Prüfen Sie daher mehrere Empfänger in der Vorschau.

Platzhalter im Betreff einsetzen

Unterstützt der gewählte Editor Platzhalter in der Betreffzeile, können dort ebenfalls Angaben aus der Empfängertabelle erscheinen. Denkbar sind etwa der Name einer Person, eine Firma oder eine andere gespeicherte Information.

Eine personalisierte Betreffzeile sollte auch dann sprachlich funktionieren, wenn ein Empfängerfeld leer ist. Prüfen Sie deshalb, ob die verwendeten Spalten bei allen ausgewählten Kontakten ausgefüllt sind.

E-Mail als Vorlage speichern

Möchten Sie die verfasste Nachricht später erneut verwenden, klicken Sie auf Als Vorlage speichern.

Geben Sie im folgenden Fenster einen passenden Namen für die Vorlage ein und bestätigen Sie den Vorgang mit Speichern. Ein Name mit Versandzweck, Zielgruppe oder Kampagnenbezeichnung erleichtert das spätere Auffinden.

Vor einer erneuten Verwendung sollte die Vorlage vollständig gelesen werden. Prüfen Sie dabei sämtliche Links, Datumsangaben, Ansprechpartner und sonstigen Inhalte, die sich seit dem letzten Einsatz geändert haben könnten.

Personalisierung in der Vorschau prüfen

Klicken Sie im Editor auf Vorschau. Das Newsletter Programm öffnet ein separates Fenster und zeigt die zusammengesetzte Nachricht für einen ausgewählten Empfänger.

Mit den Pfeil-Schaltflächen am unteren Rand wechseln Sie durch die verschiedenen Datensätze. Auf diese Weise lässt sich prüfen, wie MailOut Professional die Platzhalter für einzelne Kontakte ersetzt.

Achten Sie bei der Kontrolle auf folgende Punkte:

  • Stimmt die Anrede mit dem Datensatz überein?
  • Werden Vorname und Nachname vollständig eingesetzt?
  • Entstehen durch leere Datenbankfelder auffällige Lücken?
  • Bleiben Platzhalter unverändert im Nachrichtentext stehen?
  • Passt die Betreffzeile bei mehreren Empfängern?
  • Sind Satzzeichen und Abstände nach dem Ersetzen korrekt?
  • Enthält die Nachricht veraltete Angaben?

Klicken Sie auf Schließen, um die Vorschau zu verlassen. Fehler können danach im Text oder in der Empfängertabelle korrigiert werden.

Text-E-Mail mit MailOut Professional versenden

Entspricht die Nachricht Ihren Anforderungen, klicken Sie auf Senden. MailOut Professional erstellt daraufhin die Serien-E-Mails für alle Kontakte, die in der Spalte Selected markiert sind.

Kontrollieren Sie vor dem Versand nochmals die Auswahl der Empfänger. Dadurch vermeiden Sie, dass eine Nachricht an einen falschen Kontakt oder an eine nicht gewünschte Gruppe gesendet wird.

Neu: Integrierter Newsletter Designer in MailOut Professional

Formatierte Serien-E-Mails können innerhalb von MailOut Professional auch mit dem integrierten Newsletter Designer vorbereitet werden. Damit erstellen Sie HTML- und Rich-Media-Nachrichten mit Texten, Bildern, Grafiken und Verlinkungen, ohne den HTML-Code der E-Mail selbst schreiben zu müssen.

Der Newsletter Designer ergänzt den Versandassistenten um einen grafischen Arbeitsbereich. Inhalte werden dort angeordnet und für die spätere Nutzung mit den ausgewählten Empfängerdaten vorbereitet. Das Newsletter Programm verbindet dadurch die Gestaltung der Nachricht mit dem personalisierten Serienversand.

Newsletter Designer im Newsletter Programm starten

Wählen Sie im Versandassistenten die Option für eine HTML-E-Mail beziehungsweise Rich-Media-E-Mail. Öffnen Sie anschließend den integrierten Newsletter Designer, um eine neue Nachricht zu gestalten oder einen früher gespeicherten Entwurf zu laden.

Die genaue Schaltfläche richtet sich nach dem geöffneten Dialog. Nach dem Start erscheint der Gestaltungsbereich für den Aufbau der E-Mail.

HTML-E-Mail mit einem Layout beginnen

Für eine neue Nachricht können Sie ein vorhandenes Layout als Grundlage verwenden oder den Aufbau selbst zusammenstellen. Vorbereitete Designs verkürzen die Einrichtung, da Bereiche für Überschriften, Meldungen, Bilder und weitere Bestandteile bereits angeordnet sind.

Passen Sie Farben, Schriftarten und Abstände an den Auftritt Ihres Unternehmens oder Ihrer Internetseite an. Ein einheitliches Erscheinungsbild erleichtert Empfängern die Zuordnung zum Absender.

Texte und Überschriften einfügen

Tragen Sie die Betreffzeile und sämtliche Inhalte ein, bevor die Nachricht an MailOut Professional übergeben wird. Teilen Sie längere Texte in kurze Absätze und verwenden Sie aussagekräftige Zwischenüberschriften.

Jeder Abschnitt sollte eine bestimmte Information behandeln. Dadurch bleibt die E-Mail auch auf kleineren Bildschirmen gut erfassbar.

Bilder und eigene Grafiken verwenden

Der integrierte Newsletter Designer verarbeitet eigene Logos, Produktbilder, Kopfgrafiken, Trenngrafiken und weitere Bildelemente. Grafiken können innerhalb einer Meldung links oder rechts vom Text angeordnet werden.

Wählen Sie Bilddateien, die zum Inhalt passen und in einer angemessenen Größe vorliegen. Sehr große Dateien verlängern die Nachricht und können den Versand sowie das Öffnen beim Empfänger beeinträchtigen.

Für jedes Bild sollte geprüft werden, ob der Inhalt der E-Mail auch ohne die grafische Darstellung verständlich bleibt. Aussagekräftige Texte dürfen daher nicht ausschließlich als Bild eingebunden werden.

Links in die Nachricht aufnehmen

Texte und grafische Elemente können mit Internetadressen verknüpft werden. So führen Sie Leser beispielsweise zu einem Artikel, einer Produktseite, einem Terminformular oder einer weiteren Unterseite Ihrer Webseite.

Prüfen Sie alle Links vor dem Versand. Achten Sie auf die vollständige Adresse und testen Sie, ob die gewünschte Seite ohne Fehlermeldung geöffnet wird.

Inhaltsverzeichnis für längere Newsletter nutzen

Bei umfangreichen Nachrichten kann im Newsletter Designer ein Inhaltsverzeichnis ergänzt werden. Es hilft Lesern dabei, einzelne Meldungen innerhalb der E-Mail schneller zu erreichen.

Ein Inhaltsverzeichnis lohnt sich vor allem dann, wenn mehrere Themen, Artikel oder Angebote in einer Aussendung zusammengefasst werden. Bei kurzen Nachrichten nimmt es dagegen unnötigen Raum ein.

Platzhalter für persönliche Inhalte übernehmen

Auch eine im Newsletter Designer erstellte Nachricht kann mit den Daten aus MailOut Professional verbunden werden. Rufen Sie die Platzhalterübersicht auf und setzen Sie die benötigten Feldmarken an den passenden Stellen ein.

Typische Angaben sind:

  • Anrede
  • Vorname
  • Nachname
  • vollständiger Name
  • Firma
  • Ort
  • weitere Spalten aus der geöffneten Tabelle

Übernehmen Sie die Schreibweise aus MailOut Professional unverändert. Manuell veränderte Feldnamen können beim Erstellen der Serien-E-Mails nicht korrekt ersetzt werden.

Design als Vorlage speichern

Ein fertig aufgebauter Newsletter kann gespeichert und für spätere Aussendungen erneut geöffnet werden. Dadurch bleiben Grundaufbau, Logo, Schriften, Abstände und weitere Gestaltungselemente erhalten.

Bei der nächsten Nachricht tauschen Sie die benötigten Text- und Bildbereiche aus. Kontrollieren Sie dennoch alle Links, Termine, Kontaktdaten und Platzhalter, bevor die Vorlage erneut eingesetzt wird.

Nachricht als EML-Datei weiterverarbeiten

Der Newsletter Designer erstellt EML-Dateien, die von MailOut Professional für den weiteren Versand verarbeitet werden können. Speichern Sie die fertige Nachricht an einem Ordner, den Sie beim anschließenden Öffnen leicht finden.

Nach dem Speichern kehren Sie zum Versandassistenten zurück und wählen die erstellte Datei aus. MailOut Professional verbindet die Nachricht danach mit den markierten Kontakten aus der Datenbank-Tabelle.

Integrierten Newsletter Designer oder Outlook verwenden

Für HTML- und Rich-Media-Nachrichten stehen zwei Arbeitswege zur Verfügung. Sie können die Nachricht im integrierten Newsletter Designer aufbauen oder sie in Outlook, Outlook Express beziehungsweise Windows Mail erstellen.

Der integrierte Designer eignet sich für den Aufbau wiederkehrender Newsletter mit festen Text-, Bild- und Meldungsbereichen. Outlook kann verwendet werden, wenn die E-Mail dort erstellt und anschließend als Datei in MailOut Professional geöffnet werden soll.

Beide Wege führen zu einer formatierten Nachricht, die mit Platzhaltern personalisiert und an die in Selected markierten Kontakte verschickt wird.

Newsletter im Designer prüfen

Lesen Sie die fertige E-Mail vollständig, bevor Sie sie speichern. Kontrollieren Sie dabei:

  • Sind Überschriften und Textabschnitte vollständig?
  • Stimmen Schriftgrößen und Abstände?
  • Werden Bilder an der gewünschten Position angezeigt?
  • Führen sämtliche Links zur richtigen Internetseite?
  • Sind die Platzhalter unverändert eingetragen?
  • Enthält die Nachricht die nötigen Absenderangaben?
  • Ist ein Hinweis zur Abmeldung enthalten?

Öffnen Sie die gespeicherte Nachricht danach in MailOut Professional und rufen Sie die Empfängervorschau auf. Wechseln Sie dort durch mehrere Datensätze, um die persönliche Anrede und weitere Feldinhalte zu prüfen.

Testversand mit dem Newsletter Programm durchführen

Markieren Sie für den ersten Durchlauf nur eigene Testadressen in der Spalte Selected. Versenden Sie die Nachricht und öffnen Sie sie in mehreren E-Mail-Anwendungen sowie auf einem Smartphone.

Prüfen Sie die Darstellung von Text, Bildern, Links, Platzhaltern und Zeilenumbrüchen. Erst nach einem fehlerfreien Test sollte die vollständige Empfängergruppe ausgewählt werden.

HTML-E-Mail mit Outlook erstellen

Wählen Sie HTML-E-Mail / Rich Media E-Mail und klicken Sie auf Weiter. Im folgenden Dialog starten Sie über Outlook oder Outlook Express eine neue Nachricht.

Für die Erstellung können sämtliche unterstützten Outlook-Versionen eingesetzt werden. Dazu zählen:

  • Outlook Express
  • Windows Mail
  • das neue Outlook für Windows
  • das klassische Outlook für Windows
  • Outlook aus Microsoft 365
  • Outlook 2024
  • weitere Outlook-Versionen

MailOut Professional verarbeitet die erstellte Nachricht anschließend für den personalisierten Serienversand.

HTML-Nachricht in Outlook gestalten

Erstellen Sie die E-Mail vollständig im geöffneten Outlook-Fenster. Dort können Sie Text formatieren, Bilder einfügen, Links setzen und Absätze gestalten.

Typische Bestandteile einer HTML-Nachricht sind:

  • eine einleitende Überschrift
  • eine persönliche Anrede
  • formatierte Textabschnitte
  • verlinkte Bilder
  • Schaltflächen oder Textlinks
  • Absender- und Kontaktdaten
  • Angaben zur Abmeldung

Die gesamte Nachricht muss vor dem Speichern fertiggestellt werden. Dazu gehören Text, Formatierung, Bilder, Links und sämtliche Platzhalter.

Platzhalter für Outlook-E-Mails anzeigen

Klicken Sie im MailOut-Dialog auf Meine Platzhalter, wenn Sie eine Übersicht der verfügbaren Datenbankfelder benötigen.

Übertragen Sie die gewünschten Platzhalter an die passenden Stellen der Outlook-Nachricht. Das Newsletter Programm ersetzt sie später durch die Angaben aus den ausgewählten Datensätzen.

Verändern Sie die Schreibweise der Platzhalter nicht. Schon ein fehlendes Zeichen oder ein abweichender Feldname kann dazu führen, dass der Inhalt beim Versand nicht eingesetzt wird.

Nachricht im neuen Outlook für Windows speichern

Erstellen Sie die Nachricht im neuen Outlook für Windows und speichern Sie sie anschließend über die dort vorhandene Speicherfunktion an einem auffindbaren Ort.

Schließen Sie nach dem Speichern das Nachrichtenfenster und kehren Sie zu MailOut Professional zurück. Im folgenden Arbeitsschritt wählen Sie die gespeicherte E-Mail-Datei aus.

Nachricht im klassischen Outlook speichern

Im klassischen Outlook erstellen Sie die E-Mail vollständig und wählen danach Datei → Speichern unter.

Bestimmen Sie einen Ordner und speichern Sie die Nachricht. Beenden Sie anschließend das geöffnete Nachrichtenfenster und wechseln Sie wieder zum Versandassistenten.

E-Mail in Outlook aus Microsoft 365 erstellen

Outlook aus Microsoft 365 kann ebenfalls für die Gestaltung der HTML- oder Rich-Media-E-Mail verwendet werden. Erstellen Sie die Nachricht mit allen gewünschten Inhalten und Platzhaltern und speichern Sie sie danach auf Ihrem Computer.

Nach dem Schließen von Outlook führen Sie den Import im Newsletter Programm fort.

E-Mail mit Outlook 2024 vorbereiten

Auch Outlook 2024 kann zum Erstellen der formatierten Nachricht genutzt werden. Schreiben und gestalten Sie die E-Mail vollständig, speichern Sie sie an einem bekannten Ort und schließen Sie danach das Nachrichtenfenster.

Die gespeicherte Datei wird im nächsten Schritt von MailOut Professional geöffnet.

Gespeicherte Outlook-E-Mail in MailOut laden

Klicken Sie im Assistenten auf Weiter. Im folgenden Dialog wählen Sie erneut Weiter.

Danach öffnet sich ein Fenster zur Dateiauswahl. Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem die Outlook-Nachricht gespeichert wurde. Markieren Sie die Datei und öffnen Sie sie.

MailOut Professional lädt die gespeicherte E-Mail anschließend in den MailOut-Editor. Von dort kann sie an die markierten Kontakte versendet werden.

HTML- und Rich-Media-E-Mails vollständig in Outlook bearbeiten

Eine geladene HTML- oder Rich-Media-E-Mail kann im MailOut-Editor nicht verändert werden. Alle Bestandteile müssen daher vor dem Import in Outlook fertiggestellt sein.

Das betrifft unter anderem:

  • Nachrichtentext
  • Betreff
  • Schriftformatierungen
  • Bilder
  • Verknüpfungen
  • Platzhalter
  • Abstände und Absätze

Entdecken Sie nach dem Laden einen Fehler, bearbeiten Sie die ursprüngliche Nachricht erneut in Outlook. Speichern Sie die korrigierte Fassung und öffnen Sie sie danach wieder mit MailOut Professional.

Vorhandene E-Mail-Vorlage öffnen

Wählen Sie Öffnen einer bereits vorhandenen E-Mail-Vorlage, wenn Sie eine gespeicherte Nachricht verwenden möchten.

Im folgenden Dialog suchen Sie die gewünschte Datei aus. MailOut zeigt die Vorlage danach in einer Vorschau an.

Prüfen Sie, ob die enthaltenen Platzhalter zu den Spalten der geöffneten Empfängertabelle passen. Eine Vorlage aus einer anderen Tabelle kann Feldnamen enthalten, die im aktuellen Datenbestand fehlen.

Newsletter Programm vor dem Versand prüfen

Vor einer größeren Aussendung empfiehlt sich ein Test mit wenigen ausgewählten Kontakten. Markieren Sie dazu nur interne oder eigene Testadressen in der Spalte Selected.

Kontrollieren Sie die empfangene Nachricht anschließend in mehreren E-Mail-Programmen und auf unterschiedlichen Bildschirmgrößen. Achten Sie bei HTML-E-Mails auf die Darstellung von Bildern, Zeilenumbrüchen, Links und Schaltflächen.

Bei einer Text-E-Mail sollten Sonderzeichen, Umlaute und Platzhalter geprüft werden. Erst nach einem fehlerfreien Test wählen Sie den vollständigen Empfängerkreis aus.

Typische Fehler beim personalisierten Versand

  • Die gewünschten Kontakte wurden in Selected nicht markiert.
  • Ein Platzhalter wurde falsch geschrieben oder verändert.
  • Ein benötigtes Feld ist bei einzelnen Empfängern leer.
  • Die Outlook-Nachricht wurde vor dem Schließen nicht gespeichert.
  • Die gespeicherte Datei wurde im falschen Ordner gesucht.
  • Die HTML-Nachricht war beim Speichern noch unvollständig.
  • Ein Bild oder Link wurde in Outlook fehlerhaft eingefügt.
  • Die Vorschau wurde nicht mit mehreren Kontakten geprüft.
  • Eine ältere Vorlage enthält nicht mehr aktuelle Angaben.

Versandassistenten ohne Aussendung schließen

Möchten Sie den Vorgang beenden, ohne eine Serien-E-Mail zu verschicken, klicken Sie auf Abbrechen.

Dadurch wird der geöffnete Assistent geschlossen. Eine gespeicherte Vorlage oder Outlook-Datei bleibt am gewählten Speicherort erhalten und kann später erneut geöffnet werden.

Personalisierte E-Mails mit dem Newsletter Programm versenden

Der Serienversand beginnt mit der Auswahl der Empfänger in der Spalte Selected. Über Programm → Mail erstellen / versenden oder die Taste F2 öffnen Sie anschließend den Versandassistenten.

Text-E-Mails werden im Editor von MailOut Professional verfasst. HTML- und Rich-Media-E-Mails erstellen Sie vollständig in Outlook Express, Windows Mail, dem neuen Outlook für Windows, dem klassischen Outlook für Windows, Outlook aus Microsoft 365, Outlook 2024 oder einer weiteren Outlook-Version.

Platzhalter verbinden den Nachrichtentext mit den Angaben aus der Empfängertabelle. Prüfen Sie mehrere Datensätze in der Vorschau, bevor Sie auf Senden klicken. So lassen sich fehlerhafte Anreden, leere Textstellen und nicht ersetzte Feldmarken vor der Aussendung mit dem Newsletter Programm erkennen.

Newslettertracking einrichten für die E-Mail Marketing Software MailOut Professional

Mit dem Newslettertracking von der E-Mail Marketing Software MailOut Professional können Sie die technische Grundlage für die spätere Auswertung Ihrer Aussendungen vorbereiten. Die Einrichtung erfolgt innerhalb des Programms und erzeugt ein Script, das anschließend auf Ihrem Webserver abgelegt wird.

Für die Konfiguration benötigen Sie einen Serverpfad sowie ein Passwort für den Trackingzugriff. Danach speichert die E-Mail Marketing Software die benötigten Dateien an einem von Ihnen gewählten Ort und öffnet eine Einbauanleitung im Browser.

Newslettertracking in der E-Mail Marketing Software aufrufen

Öffnen Sie den Einrichtungsdialog über folgenden Menüpfad:

Web u. Newsletter → Newslettertracking einrichten

Nach dem Anklicken erscheint ein Fenster mit den Eingabefeldern für den Serverpfad und das Trackingpasswort. Beide Angaben werden benötigt, bevor das Script erstellt werden kann.

Die Konfiguration betrifft die Verbindung zwischen MailOut Professional und dem Webserver. Das Programm erzeugt dazu die benötigten Trackingdateien. Diese Dateien müssen nach ihrer Erstellung in das passende Verzeichnis Ihrer Internetseite übertragen werden.

Serverpfad für das Newslettertracking eintragen

Tragen Sie im Feld für den Serverpfad den Speicherort ein, unter dem das Tracking später auf Ihrem Webserver erreichbar sein soll. Die Angabe muss zur Ordnerstruktur Ihres Webauftritts passen.

Der Serverpfad ist nicht mit dem lokalen Speicherort auf Ihrem Computer zu verwechseln. Er bezeichnet das Verzeichnis auf dem Webserver, in dem das erzeugte Script nach dem Hochladen liegt.

Ein möglicher Aufbau kann aus einer Domain und einem Unterverzeichnis bestehen. Die genaue Schreibweise hängt von Ihrem Hostingpaket, der Serverkonfiguration und der Struktur Ihrer Internetseite ab.

Prüfen Sie vor der Eingabe:

  • In welchem Verzeichnis dürfen eigene Scripte gespeichert werden?
  • Ist der Ordner über das Internet erreichbar?
  • Stimmt die Groß- und Kleinschreibung des Verzeichnisnamens?
  • Besitzt der Ordner die erforderlichen Zugriffsrechte?
  • Passt der Pfad zu den Einstellungen für Statistik und Bestelldatenbank?

Ein fehlerhafter Pfad kann dazu führen, dass die E-Mail Marketing Software das Tracking zwar vorbereitet, die spätere Kommunikation mit dem Webserver jedoch scheitert.

Passwort für die E-Mail Marketing Software vergeben

Im zweiten Feld tragen Sie das Passwort für das Newslettertracking ein. Dieses Kennwort schützt den Zugriff auf die Trackingfunktionen und sollte nicht leicht zu erraten sein.

Verwenden Sie keine einfachen Zahlenfolgen, Personennamen oder allgemein bekannte Begriffe. Eine Kombination aus Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Zahlen und zulässigen Sonderzeichen erhöht den Schutz.

Das Passwort muss später mit den Angaben auf dem Webserver übereinstimmen. Abweichende Schreibweisen, zusätzliche Leerzeichen oder ein nachträglich geändertes Kennwort können die Verbindung verhindern.

Bewahren Sie die Zugangsdaten an einem geschützten Ort auf. Das Trackingpasswort gehört nicht in öffentlich lesbare Seitentexte, Hilfebereiche oder frei erreichbare Dateien.

Einstellungen mit „Verwenden“ übernehmen

Nachdem Serverpfad und Passwort eingetragen wurden, klicken Sie auf Verwenden. MailOut Professional prüft die Angaben und öffnet anschließend einen weiteren Dialog.

In diesem Fenster bestimmen Sie, wo das erzeugte Script auf Ihrem Computer gespeichert werden soll. Dieser lokale Speicherort dient als Zwischenstation, bevor die Dateien auf den Webserver übertragen werden.

Wählen Sie einen Ordner, den Sie später leicht wiederfinden. Ein eigener Projektordner für die Internetseite verhindert, dass die Trackingdateien zwischen Downloads, Dokumenten oder anderen Programmdateien verloren gehen.

Tracking-Script der E-Mail Marketing Software speichern

Nach der Auswahl des lokalen Ordners erstellt die E-Mail Marketing Software das benötigte Script. Der Vorgang verändert zu diesem Zeitpunkt noch keine Dateien auf Ihrem Webserver.

Prüfen Sie nach der Erstellung, ob die Dateien im ausgewählten Verzeichnis vorhanden sind. Benennen Sie die erzeugten Bestandteile nicht eigenständig um, sofern die Einbauanleitung keine solche Änderung beschreibt.

Auch die Ordnerstruktur sollte erhalten bleiben. Verweise innerhalb eines Scripts können auf bestimmte Dateinamen oder Unterverzeichnisse angewiesen sein.

Einbauanleitung im Browser öffnen

Sobald der Speicherort bestimmt und das Script erstellt wurde, öffnet MailOut Professional im Standardbrowser eine Einbauanleitung. Darin wird beschrieben, wie die Dateien auf den Webserver übertragen und dort eingebunden werden.

Lesen Sie die Anleitung vollständig, bevor Sie mit dem Hochladen beginnen. Je nach Server und Hostingtarif können unterschiedliche Zugangsdaten, Zielordner oder Übertragungswege erforderlich sein.

Für den Dateitransfer wird in vielen Fällen ein FTP-Programm oder die Dateiverwaltung des Hosting-Anbieters genutzt. Entscheidend ist, dass das Script in dem Verzeichnis landet, das zuvor als Serverpfad eingetragen wurde.

Script auf den Webserver übertragen

Verbinden Sie sich mit Ihrem Webserver und öffnen Sie das vorgesehene Zielverzeichnis. Laden Sie anschließend sämtliche erzeugten Dateien hoch, die laut Einbauanleitung zum Newslettertracking gehören.

Achten Sie beim Übertragen auf folgende Punkte:

  • Alle erzeugten Dateien müssen vollständig hochgeladen werden.
  • Die Dateinamen dürfen nicht verändert werden.
  • Unterordner müssen an der beschriebenen Position liegen.
  • Die Serverrechte müssen den Aufruf der Dateien zulassen.
  • Der eingetragene Serverpfad muss zum tatsächlichen Zielordner passen.

Wird nur ein Teil der Dateien übertragen, kann das Tracking unvollständig arbeiten oder beim Aufruf eine Fehlermeldung ausgeben.

Verbindung der E-Mail Marketing Software prüfen

Nach dem Hochladen sollten Sie kontrollieren, ob das Script über den eingetragenen Pfad erreichbar ist. Verwenden Sie dazu die Prüfschritte aus der geöffneten Einbauanleitung.

Erhalten Sie eine Fehlermeldung, kontrollieren Sie zuerst den Serverpfad, das Trackingpasswort und die Dateirechte. Prüfen Sie außerdem, ob das Hostingpaket die vom Script benötigten Funktionen unterstützt.

Eine leere Browserseite muss nicht zwingend auf einen Fehler hinweisen. Manche Scripte geben ohne passende Abfrage keinen lesbaren Inhalt aus. Maßgeblich sind daher die Hinweise aus der von MailOut Professional erzeugten Anleitung.

Links zu Statistik und Bestelldatenbank beachten

Die Trackingkonfiguration steht im Zusammenhang mit den Links zur Statistik und zur Bestelldatenbank. Diese Adressen müssen zur tatsächlichen Position der Dateien auf dem Webserver passen.

Nach Änderungen an der Domain, am Serververzeichnis oder an der Ordnerstruktur sollten die hinterlegten Pfade erneut geprüft werden. Ein Umzug der Internetseite kann frühere Verweise ungültig machen.

Auch der Wechsel von einer unverschlüsselten HTTP-Adresse zu HTTPS kann Anpassungen erfordern. Nutzen Sie für die Trackingpfade die Adresse, über die Ihre Webseite tatsächlich ausgeliefert wird.

Häufige Fehler beim Newslettertracking

Falls das Tracking nach der Einrichtung nicht arbeitet, kommen mehrere Ursachen infrage:

  • Der angegebene Serverpfad enthält einen Schreibfehler.
  • Das Script wurde in einen anderen Ordner hochgeladen.
  • Das Trackingpasswort stimmt nicht mit der Serverdatei überein.
  • Eine oder mehrere Dateien fehlen.
  • Der Webserver blockiert den Aufruf des Scripts.
  • Die Datei- oder Ordnerrechte sind zu restriktiv.
  • Die Statistikadresse verweist noch auf einen alten Speicherort.
  • Die Domain wurde geändert, ohne die Konfiguration anzupassen.

Gehen Sie die Angaben nacheinander durch. Mehrere gleichzeitige Änderungen erschweren die Fehlersuche, da sich die Ursache anschließend kaum zuordnen lässt.

Newslettertracking mit MailOut Professional abschließen

Die Einrichtung beginnt im Menü Web u. Newsletter. Dort tragen Sie den Serverpfad und das Passwort ein und bestätigen die Angaben über Verwenden.

Anschließend wählen Sie einen lokalen Speicherort für das erzeugte Script. MailOut Professional öffnet danach eine Anleitung im Browser, die den Transfer auf den Webserver beschreibt.

Nach dem Hochladen sollten Pfad, Kennwort, Dateien und Serverrechte geprüft werden. Stimmen alle Angaben überein, ist die E-Mail Marketing Software für die Nutzung des Newslettertrackings vorbereitet.

Automatisches Abholen von Newsletter-Bestellungen einrichten mit MailOut Professional

Newsletter-Anmeldungen, die über eine Webseite eingehen, lassen sich mit MailOut Professional für den späteren Abruf vorbereiten. Dazu wird innerhalb des Programms ein Bestellformular eingerichtet, das anschließend auf dem Webserver abgelegt wird. Neben den Formularfeldern bestimmen Sie das Erscheinungsbild, den Text nach der Anmeldung, das Kennwort für die Synchronisation und die Einstellungen für das Double-Opt-in-Verfahren.

Die Einrichtung bildet die Grundlage dafür, dass MailOut Professional neue Bestellungen und Abbestellungen von der Webseite abrufen kann. Erst nach Abschluss dieser Konfiguration steht die Verbindung zwischen Onlineformular und Newsletter-Datenbestand bereit.

Einrichtung in MailOut Professional öffnen

Den passenden Dialog finden Sie über folgenden Menüpfad:

Web u. Newsletter → Automatisches Abholen von Bestellungen einrichten

Nach dem Aufruf erscheint ein Fenster mit sämtlichen Angaben für das Bestellformular. Arbeiten Sie die Bereiche nacheinander durch, bevor Sie das Formular auf Ihrer Internetseite einsetzen.

Serverpfad für das Bestellformular eintragen

Im Feld Serverpfad für das Bestellformular tragen Sie den Ordner ein, in dem das erzeugte Formular später auf dem Webserver liegen soll. Der Pfad muss zu der Verzeichnisstruktur Ihrer Webseite passen.

Ein falscher Serverpfad kann dazu führen, dass das Formular nicht aufgerufen wird oder MailOut Professional die gespeicherten Bestellungen später nicht erreicht. Prüfen Sie deshalb vorab, in welchem Webverzeichnis Newsletter-Dateien abgelegt werden dürfen.

Bei Unsicherheit hilft ein Blick in die Angaben Ihres Hosting-Anbieters oder in die bestehende Ordnerstruktur des Webservers. Achten Sie auf eine genaue Schreibweise, da abweichende Ordnernamen oder fehlende Unterverzeichnisse den Zugriff verhindern können.

Abbestellungen als „Invalid“ markieren

Die Einstellung Abbestellungen nur als Invalid markieren und nicht löschen steuert den Umgang mit abgemeldeten Empfängern.

Ist das Kontrollkästchen aktiviert, entfernt MailOut Professional den Datensatz nicht aus der Tabelle. Stattdessen erhält der Kontakt eine Markierung in der Spalte Invalid. Dadurch bleibt der frühere Eintrag im Bestand erhalten, wird jedoch als nicht mehr verwendbar gekennzeichnet.

Diese Variante kann hilfreich sein, wenn Abmeldungen später nachvollzogen oder mit bestehenden Daten abgeglichen werden sollen. Ohne Aktivierung kann das Programm Abbestellungen aus dem entsprechenden Bestand entfernen.

Felder des Bestellformulars auswählen

Im Abschnitt Bestellformular bestimmen Sie, welche Angaben ein Besucher auf Ihrer Webseite eintragen kann. Neben jedem verfügbaren Feld befindet sich ein Kontrollkästchen.

Setzen Sie einen Haken bei allen Angaben, die im Formular erscheinen sollen. Abhängig vom Datenbestand können dazu unter anderem folgende Felder gehören:

  • Name
  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Anrede
  • Firma
  • Ort
  • weitere Spalten Ihrer Empfängertabelle

Beschränken Sie das Formular auf Angaben, die für Anmeldung und Versand tatsächlich benötigt werden. Umfangreiche Formulare können dazu führen, dass Besucher den Vorgang vorzeitig beenden.

Die E-Mail-Adresse gehört zu den zentralen Angaben, da sie für die Bestätigung und den späteren Newsletter-Versand benötigt wird. Zusätzliche Daten sollten einen nachvollziehbaren Zweck haben.

Titel des Formulars bestimmen

Unter Titel des Formulars tragen Sie die Überschrift ein, die oberhalb der Eingabefelder erscheint. Der Titel sollte den Zweck des Formulars eindeutig beschreiben.

Mögliche Formulierungen sind:

  • Newsletter abonnieren
  • Für unseren E-Mail-Newsletter anmelden
  • Neuigkeiten per E-Mail erhalten

Der Titel sollte zur Sprache und Tonalität Ihrer Webseite passen. Vermeiden Sie Bezeichnungen, die den Besucher über Art oder Umfang der Anmeldung im Unklaren lassen.

Textfarbe des Formulars einstellen

Über Text Farbe bestimmen Sie die Farbe der Beschriftungen und weiteren Formulartexte. Klicken Sie auf die zugehörige Schaltfläche und wählen Sie den gewünschten Farbwert im geöffneten Dialog aus.

Achten Sie auf ausreichenden Kontrast zum Hintergrund. Helle Schrift auf hellem Untergrund oder dunkle Schrift vor einer dunklen Fläche erschwert das Lesen und kann Eingabefehler begünstigen.

Das Formular sollte sich optisch in die Webseite einfügen, ohne dass Hinweise, Feldbezeichnungen oder Rückmeldungen schwer erkennbar werden.

Hintergrundfarbe auswählen

Im Bereich Hintergrund Farbe legen Sie die Fläche hinter den Formularelementen fest. Auch hier öffnet ein Klick auf die Schaltfläche einen Farbdialog.

Wählen Sie einen Farbton, der zum Webdesign passt und die Lesbarkeit der Texte unterstützt. Prüfen Sie nach der Einrichtung das Formular in der späteren Umgebung, da Farben je nach Bildschirm und Browser leicht abweichend dargestellt werden können.

Rahmenfarbe des Formulars anpassen

Mit Rahmen Farbe bestimmen Sie die Farbe der Umrandung. Der Rahmen trennt das Bestellformular optisch vom übrigen Seiteninhalt.

Eine dezente Umrandung reicht in vielen Layouts aus. Sehr starke Kontraste können das Formular unnötig dominant erscheinen lassen. Maßgeblich ist, dass der Formularbereich erkennbar bleibt und zur Gestaltung der Internetseite passt.

Webkonforme Schriftart wählen

Unter Schriftart stellt MailOut Professional mehrere Schriftarten zur Auswahl, die für Webseiten verwendet werden können.

Wählen Sie eine Schrift, die auf gängigen Systemen lesbar dargestellt wird. Das Formular wirkt stimmiger, wenn seine Typografie mit dem übrigen Webauftritt übereinstimmt oder ihm zumindest nahekommt.

Zu ausgefallene Schriften können je nach Endgerät anders ersetzt werden. Eine verbreitete Webschrift reduziert Unterschiede zwischen Browsern und Betriebssystemen.

Schriftgröße in Punkt angeben

Im Feld Schriftgrösse tragen Sie die gewünschte Größe in Punkt ein. Der Wert betrifft die Darstellung der Formulartexte.

Wählen Sie eine Größe, die auf Desktop-Computern und kleineren Bildschirmen gut lesbar bleibt. Sehr kleine Texte erschweren die Eingabe, während übergroße Schrift den Formularbereich unnötig verlängert.

Nach der Erstellung sollte die Darstellung auf mehreren Bildschirmgrößen geprüft werden. MailOut Professional erzeugt die Formularbestandteile, die Einbettung in das vorhandene Weblayout kann jedoch zusätzlichen Einfluss auf die Ausgabe haben.

Passwort für die Newsletter-Synchronisation vergeben

Das Feld Passwort für die Newsletter-Synchronisation schützt den Abruf der gespeicherten Newsletter-Daten. MailOut Professional verwendet dieses Kennwort, wenn Bestellungen von der Webseite abgeholt werden.

Vergeben Sie ein Kennwort, das nicht leicht zu erraten ist. Namen, einfache Zahlenfolgen oder der Domainname allein sind dafür ungeeignet. Das Passwort sollte außerdem nicht öffentlich im Seitentext oder in einer frei zugänglichen Anleitung stehen.

Bewahren Sie die Angabe sicher auf. Stimmt das in MailOut Professional eingetragene Kennwort nicht mit der Konfiguration auf dem Webserver überein, kann die Synchronisation scheitern.

Antwortseite nach der Bestellung formulieren

Unter Antwortseite nach der Bestellung tragen Sie den Text ein, den ein Besucher nach dem Absenden des Formulars sieht.

Die Meldung sollte erklären, was als Nächstes geschieht. Bei aktiviertem Double Opt-in gehört dazu der Hinweis, dass eine E-Mail mit einem Bestätigungslink versendet wird und die Anmeldung erst nach dem Anklicken abgeschlossen ist.

Ein möglicher Inhalt lautet:

Vielen Dank für Ihre Anmeldung. Sie erhalten in Kürze eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Bitte öffnen Sie diesen Link, um Ihre Newsletter-Anmeldung abzuschließen.

Vermeiden Sie eine Formulierung, die bereits vor der Bestätigung eine abgeschlossene Anmeldung behauptet. Die Rückmeldung sollte dem tatsächlichen Ablauf entsprechen.

Double Opt-in in MailOut Professional aktivieren

Mit dem Kontrollkästchen Double Opt-In schalten Sie das Bestätigungsverfahren ein. Nach dem Absenden des Webformulars erhält die eingetragene Adresse eine Nachricht mit einem Bestätigungslink.

Erst nach dem Aufruf dieses Links gilt die Bestellung innerhalb des Systems als bestätigt. MailOut Professional erzeugt den benötigten Link automatisch. Der Empfänger muss ihn innerhalb von zwei Wochen anklicken.

Das Double-Opt-in-Verfahren dient dazu, die Anmeldung einer E-Mail-Adresse zu bestätigen und unbefugte Eintragungen durch Dritte zu reduzieren. Für eine rechtliche Bewertung Ihres Einsatzfalls sollten die geltenden Vorgaben sowie die Ausgestaltung Ihrer Einwilligungstexte geprüft werden.

Betreff und Text der Bestätigungs-Mail verfassen

Im Bereich Text für die Bestätigungs-Mail tragen Sie den Betreff und den Inhalt der Nachricht ein, die nach einer Bestellung verschickt wird.

Die E-Mail sollte dem Empfänger vermitteln:

  • von welchem Unternehmen oder Webseitenbetreiber die Nachricht stammt
  • welche Anmeldung bestätigt werden soll
  • dass der Bestätigungslink angeklickt werden muss
  • wie lange der Link gültig ist
  • was zu tun ist, falls die Anmeldung nicht selbst ausgelöst wurde

Nennen Sie den Namen Ihres Unternehmens, Ihrer Organisation oder Ihrer Internetseite. Dadurch kann der Empfänger den Anlass der Nachricht zuordnen.

Beispiel für einen Betreff

Bitte bestätigen Sie Ihre Newsletter-Anmeldung

Beispiel für den Nachrichtentext

Sie haben sich auf unserer Webseite für den Newsletter angemeldet. Bitte klicken Sie auf den nachfolgenden Bestätigungslink, um die Anmeldung abzuschließen.

Der Link ist zwei Wochen gültig. Falls Sie diese Anmeldung nicht vorgenommen haben, ignorieren Sie diese Nachricht.

Den eigentlichen Bestätigungslink ergänzt MailOut Professional. Entfernen oder verändern Sie den dafür erzeugten Bestandteil nicht, da der Abschluss der Bestellung sonst scheitern kann.

Formular vor der Veröffentlichung prüfen

Nach dem Einrichten sollten Sie den gesamten Ablauf mit einer eigenen Testadresse durchspielen. Rufen Sie das Formular auf der Webseite auf, senden Sie eine Bestellung ab und prüfen Sie anschließend die Bestätigungs-Mail.

Kontrollieren Sie dabei folgende Punkte:

  • Wird das Formular ohne Darstellungsfehler geladen?
  • Sind alle gewünschten Eingabefelder vorhanden?
  • Sind Texte und Feldbezeichnungen lesbar?
  • Erscheint nach dem Absenden die richtige Antwortseite?
  • Kommt die Bestätigungs-Mail an?
  • Enthält sie den richtigen Absenderbezug?
  • Funktioniert der generierte Link?
  • Kann MailOut Professional die bestätigte Bestellung später abrufen?

Testen Sie zusätzlich eine Abbestellung. Ist die Option zur Invalid-Markierung aktiv, sollte der zugehörige Datensatz erhalten bleiben und in der Spalte Invalid gekennzeichnet werden.

Typische Ursachen für fehlgeschlagene Abrufe

Kann MailOut Professional später keine Bestellungen von der Webseite laden, sollten zunächst die grundlegenden Angaben geprüft werden.

  • Der Serverpfad stimmt nicht mit dem tatsächlichen Webverzeichnis überein.
  • Das Synchronisationspasswort wurde unterschiedlich eingetragen.
  • Das Bestellformular wurde nicht im erwarteten Ordner abgelegt.
  • Der Webserver ist zeitweise nicht erreichbar.
  • Die Formular-Dateien besitzen unpassende Zugriffsrechte.
  • Die Anmeldung wurde noch nicht über den Bestätigungslink abgeschlossen.
  • Der Bestätigungslink ist nach zwei Wochen abgelaufen.

Führen Sie nach Änderungen erneut eine Testanmeldung durch. So lässt sich feststellen, ob Formular, E-Mail-Versand, Bestätigung und späterer Abruf zusammenarbeiten.

Einrichtung für den Webseiten-Abruf abschließen

Für das automatische Abholen von Newsletter-Bestellungen müssen Serverpfad, Formularfelder, Gestaltung, Synchronisationspasswort und Antworttexte vollständig eingetragen sein. Aktivieren Sie bei Bedarf das Double Opt-in und verfassen Sie eine Bestätigungs-Mail mit eindeutigem Absenderbezug.

Nach einem erfolgreichen Test ist MailOut Professional für den Abruf der auf der Webseite eingegangenen Bestellungen vorbereitet. Neue Anmeldungen können danach über die Abruffunktion geladen und in den gewünschten Datenbestand übernommen werden. Abbestellungen lassen sich abhängig von der gewählten Einstellung entfernen oder in der Spalte Invalid kennzeichnen.

Anleitung: Bestellungen und Abbestellungen von Ihrer Internetseite abholen mit dem Newsletter Tool MailOut Professional

Neue Newsletter-Anmeldungen und Abmeldungen können über die Internetseite eingehen und anschließend im MailOut Professional Newsletter Tool eingelesen werden. Das Newsletter Tool ruft die gespeicherten Einträge von der eingerichteten Bestellseite ab, stellt sie in einer Liste dar und überträgt gewünschte Anmeldungen in die geöffnete Datenbank-Tabelle.

Vor dem ersten Abruf muss die Verbindung zur Bestellseite eingerichtet sein. Die nötigen Angaben finden Sie in der Dokumentation unter Automatisches Abholen von Bestellungen einrichten. Ohne diese Vorbereitung kann MailOut keine Daten von der Internetseite laden.

Abruf im Newsletter Tool starten

Die Funktion befindet sich im Hauptmenü unter:

Web u. Newsletter → Bestellungen/Abbestellungen von Ihrer Internetseite abholen

Alternativ öffnen Sie den Dialog mit der Taste F10. Der Hotkey eignet sich, wenn Anmeldungen regelmäßig geprüft und übernommen werden.

Nach dem Aufruf erscheint ein Fenster mit einer großen Ergebnisliste, mehreren Registerkarten und den Schaltflächen für Abruf, Datenübernahme und Schließen.

Voraussetzungen für den Abruf

Damit das Newsletter Tool eingegangene Anmeldungen lesen kann, müssen die Internetseite und MailOut zuvor miteinander verbunden worden sein. Dazu gehören die Angaben, die beim Einrichten des automatischen Abrufs hinterlegt werden.

Prüfen Sie vor der ersten Nutzung:

  • Wurde die Bestellseite vollständig eingerichtet?
  • Sind die Zugangsdaten in MailOut eingetragen?
  • Ist die Internetverbindung aktiv?
  • Werden Anmeldungen auf der Internetseite gespeichert?
  • Ist die richtige Datenbank-Tabelle geöffnet?

Fehlt eine dieser Voraussetzungen, kann die Liste leer bleiben oder der Abruf nicht ausgeführt werden.

Newsletter-Bestellungen von der Internetseite laden

Klicken Sie im geöffneten Dialog auf Bestellungen abholen. Das Newsletter Tool ruft daraufhin die gespeicherten Newsletter-Bestellungen und Newsletter-Abbestellungen von der verbundenen Internetseite ab.

Nach dem Abruf erscheinen die gefundenen Einträge im großen Listenbereich. Dort können Sie prüfen, welche Personen den Newsletter bestellt und welche Personen ihn wieder abbestellt haben.

Die angezeigten Daten sollten vor der Übernahme gelesen werden. Achten Sie unter anderem auf vollständige E-Mail-Adressen, ungewöhnliche Schreibweisen und unerwartete Einträge.

Nur Bestellungen anzeigen

Sollen ausschließlich neue Anmeldungen erscheinen, öffnen Sie oberhalb der Liste den Reiter Nur Bestellungen. Abmeldungen werden in dieser Ansicht ausgeblendet.

Diese Auswahl ist hilfreich, wenn neue Empfänger in die aktuelle Tabelle aufgenommen werden sollen. Die gespeicherten Abmeldungen bleiben erhalten und können über einen anderen Reiter eingesehen werden.

Nur Abbestellungen anzeigen

Für eine Ansicht der Abmeldungen klicken Sie auf Nur Abbestellungen. Das Newsletter Tool zeigt dann nur Datensätze von Personen, die den Newsletter abbestellt haben.

Diese Liste kann zur Kontrolle genutzt werden, bevor weitere Versandarbeiten erfolgen. Abgemeldete Empfänger dürfen keine weiteren Newsletter erhalten, sofern keine neue Anmeldung vorliegt.

Warum manche Bestellungen nicht erscheinen

Eine eingegangene Bestellung wird nicht aufgelistet, wenn dieselbe Person den Newsletter danach wieder abbestellt hat. MailOut berücksichtigt in diesem Fall den späteren Status.

Beispiel:

  1. Eine Person meldet sich über die Internetseite an.
  2. Die Anmeldung wird auf der Bestellseite gespeichert.
  3. Vor dem nächsten Abruf meldet sich dieselbe Person wieder ab.
  4. MailOut führt den Eintrag nicht mehr als aktive Bestellung auf.

Dadurch gelangen keine bereits zurückgenommenen Anmeldungen in die Empfängertabelle.

Bestellungen in die Datenbank übernehmen

Nach der Prüfung klicken Sie auf In die Datenbank übernehmen. Das Newsletter Tool fügt die eingegangenen Bestellungen der aktuell geöffneten Datenbank-Tabelle hinzu.

Vergewissern Sie sich vor diesem Schritt, dass die richtige Tabelle geöffnet ist. Andernfalls können neue Empfänger in einem falschen Bestand landen.

Nach der Übernahme empfiehlt sich eine kurze Kontrolle der Tabelle. Prüfen Sie, ob die neuen Datensätze vorhanden sind und ob die E-Mail-Adressen vollständig eingelesen wurden.

Unterschied zwischen Abruf und Übernahme

Die Schaltfläche Bestellungen abholen lädt die gespeicherten Daten zunächst in den Dialog. Dadurch werden sie noch nicht automatisch an die Tabelle angehängt.

Erst In die Datenbank übernehmen schreibt die neuen Anmeldungen in den geöffneten Datenbestand. Diese Trennung gibt Ihnen Gelegenheit, die Liste vor dem Einfügen zu prüfen.

Dialog nach dem Abruf schließen

Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu verlassen. Wurden geladene Bestellungen noch nicht in die Datenbank übernommen, sollten Sie vor dem Schließen prüfen, ob diese Daten später erneut abgerufen werden können.

Leere Liste nach „Bestellungen abholen“

Bleibt der Listenbereich leer, kann das mehrere Ursachen haben:

  • Seit dem letzten Abruf sind keine neuen Anmeldungen eingegangen.
  • Alle zwischenzeitlichen Bestellungen wurden wieder abbestellt.
  • Die Verbindung zur Internetseite wurde noch nicht eingerichtet.
  • Die hinterlegten Zugangsdaten stimmen nicht.
  • Die Internetseite ist vorübergehend nicht erreichbar.
  • Die Bestellseite speichert die Formulardaten nicht wie erwartet.

Kontrollieren Sie zuerst die Einrichtung für das automatische Abholen. Prüfen Sie danach, ob auf der Internetseite tatsächlich neue Newsletter-Anmeldungen gespeichert wurden.

Empfohlener Ablauf im Newsletter Tool

Für eine saubere Bearbeitung können Sie nach diesem Schema vorgehen:

  1. Öffnen Sie die gewünschte Empfängertabelle.
  2. Rufen Sie den Dialog über das Hauptmenü oder mit F10 auf.
  3. Klicken Sie auf Bestellungen abholen.
  4. Prüfen Sie die vollständige Liste.
  5. Wechseln Sie bei Bedarf zu Nur Bestellungen oder Nur Abbestellungen.
  6. Übernehmen Sie neue Anmeldungen in die Datenbank.
  7. Kontrollieren Sie die hinzugefügten Empfänger.
  8. Beenden Sie den Dialog über Schließen.

Hinweise für den Newsletter-Versand

Der technische Abruf sagt nichts darüber aus, ob sämtliche Einträge für einen Versand verwendet werden dürfen. Prüfen Sie daher, ob die Anmeldung ordnungsgemäß erfasst wurde und der Empfänger dem Newsletter-Bezug zugestimmt hat.

Abbestellungen sollten zeitnah berücksichtigt werden. Vor einer Aussendung empfiehlt sich daher ein erneuter Abruf, damit zwischenzeitlich eingegangene Abmeldungen berücksichtigt sind.

Zusammenfassung zum Newsletter Tool

MailOut Professional ruft Newsletter-Bestellungen und Newsletter-Abbestellungen über den Menüpunkt Web u. Newsletter oder den Hotkey F10 von der eingerichteten Internetseite ab. Die gefundenen Einträge erscheinen zunächst in einer Liste.

Über die Reiter lassen sich Anmeldungen und Abmeldungen getrennt betrachten. Mit In die Datenbank übernehmen werden neue Bestellungen an die geöffnete Tabelle angehängt. Bereits zurückgenommene Anmeldungen erscheinen nicht mehr als aktive Bestellung. Das Newsletter Tool unterstützt damit die laufende Pflege der Empfängerdaten vor dem nächsten Versand.

Guide: Daten für den Versand filtern mit der Newsletter Software MailOut Professional

Große Empfängerlisten lassen sich leichter mit der Newsletter Software bearbeiten, wenn nur die Datensätze angezeigt werden, die zu einer bestimmten Versandgruppe gehören. Die Newsletter Software MailOut Professional besitzt dafür eine Filterfunktion. Sie grenzt Tabelleninhalte anhand selbst gewählter Kriterien ein, ohne Einträge zu löschen oder dauerhaft zu verändern.

Der Filter eignet sich etwa für Empfänger aus einem bestimmten Ort, Kontakte mit einer bestimmten Anrede oder Datensätze oberhalb beziehungsweise unterhalb eines Zahlenwertes. Auch zwei Kriterien lassen sich miteinander verknüpfen. Dieser Guide erklärt die Bedienung vom Öffnen des Dialogs bis zur Kombination mehrerer Bedingungen.

Filter in der Newsletter Software öffnen

Sie erreichen den Filter über das Hauptmenü:

Spezial → Filter

Alternativ drücken Sie die Taste F6. Danach erscheint der Filter-Dialog. Er enthält zwei Bereiche für Bedingungen sowie Schaltflächen zum Aktivieren, Deaktivieren und Beenden.

Die Tabelle selbst bleibt unverändert. MailOut blendet lediglich alle Zeilen aus, die nicht zur eingetragenen Abfrage passen. Nach dem Abschalten des Filters erscheinen wieder sämtliche Datensätze.

Erste Bedingung in der Newsletter Software eintragen

Im Abschnitt Bedingung 1 bestimmen Sie zuerst die Spalte, deren Inhalt geprüft werden soll. Öffnen Sie das Auswahlfeld Spalte über den kleinen Pfeil und wählen Sie den gewünschten Eintrag aus.

Als Spalte kommen beispielsweise Ort, Name, Anrede, E-Mail-Adresse oder eine eigene Tabellenspalte infrage. Welche Auswahl erscheint, richtet sich nach dem Aufbau der geöffneten Datenbank-Tabelle.

Rechts davon befindet sich das Feld Wert. Dort tragen Sie den Vergleichswert ein. Bei einer Suche nach Kontakten aus Köln wählen Sie die Spalte Ort und schreiben Köln in das Wertefeld.

Vergleichszeichen der Newsletter Software verstehen

Zwischen Spalte und Wert steht die Schaltfläche Bedingung. Jeder Klick wechselt zum nächsten logischen Ausdruck. Der gewählte Operator entscheidet, wie MailOut den Tabelleninhalt mit Ihrer Eingabe vergleicht.

= bedeutet „Ist gleich“

Der Operator = zeigt Datensätze, deren Spalteninhalt dem eingetragenen Wert entspricht. Mit der Spalte Ort, dem Zeichen = und dem Wert Hannover erscheinen ausschließlich Kontakte mit diesem Ortseintrag.

<> bedeutet „Ist nicht“

Der Operator <> schließt Datensätze aus, deren Inhalt dem Vergleichswert entspricht. Bei der Spalte Nachname und dem Wert Müller bleiben somit Kontakte mit einem anderen Nachnamen in der Ansicht.

< bedeutet „Ist kleiner als“

Das Zeichen < prüft, ob ein Inhalt unterhalb des eingetragenen Wertes liegt. Bei Zahlenfeldern erfolgt ein Zahlenvergleich. Enthält die Spalte Text, wertet MailOut die Einträge nach alphabetischer Reihenfolge aus.

Ein Zahlenfeld mit dem Wert 100 liefert bei < alle Datensätze mit einem niedrigeren Inhalt. Bei Text kann ein Eintrag mit einem früheren Anfangsbuchstaben erscheinen.

> bedeutet „Ist größer als“

Das Zeichen > arbeitet umgekehrt. Zahlen oberhalb des Vergleichswertes erfüllen die Abfrage. Bei Zeichenketten zählt die alphabetische Reihenfolge.

Vor einem Zahlenvergleich sollte geprüft werden, ob die ausgewählte Spalte tatsächlich numerische Inhalte enthält. Zusätze, Leerzeichen oder gemischte Schreibweisen können das Ergebnis beeinflussen.

Zwei Filterbedingungen in der Newsletter Software verknüpfen

Die Newsletter Software kann eine zweite Prüfung in dieselbe Abfrage aufnehmen. Zwischen den beiden Bereichen steht zunächst Keine zweite Bedingung. Durch wiederholtes Anklicken wechselt die Auswahl zu und oder oder.

Verknüpfung mit „und“

Bei und muss ein Datensatz beide Prüfungen erfüllen. Diese Verknüpfung verkleinert die Ergebnisgruppe.

Beispiel:

  • Bedingung 1: Ort = Hannover
  • Verknüpfung: und
  • Bedingung 2: Nachname = Müller

Die Tabelle enthält danach nur Kontakte, deren Ort Hannover lautet und deren Nachname Müller ist. Ein Kontakt aus Hannover mit einem anderen Nachnamen erfüllt die Abfrage nicht. Dasselbe gilt für einen Kontakt namens Müller aus einer anderen Stadt.

Verknüpfung mit „oder“

Bei oder reicht eine erfüllte Prüfung aus. Die Ergebnismenge fällt daher meist größer aus.

Ein Beispiel mit zwei Orten:

  • Bedingung 1: Ort = Hannover
  • Verknüpfung: oder
  • Bedingung 2: Ort = Bremen

MailOut zeigt anschließend Kontakte aus Hannover sowie Kontakte aus Bremen. Datensätze aus anderen Orten bleiben ausgeblendet.

Zweite Bedingung in der Newsletter Software konfigurieren

Der Bereich Bedingung 2 funktioniert nach demselben Prinzip wie der erste Bereich. Wählen Sie eine Spalte, stellen Sie das Vergleichszeichen ein und tragen Sie den Wert ein.

Prüfen Sie vor dem Einschalten, ob die gewählte Verbindung zur beabsichtigten Empfängergruppe passt. Und verlangt zwei Treffer im selben Datensatz. Oder akzeptiert einen Treffer in einem der beiden Bereiche.

Eine unpassende Verknüpfung ist ein häufiger Grund für eine leere oder unerwartet große Tabelle. Erscheinen keine Zeilen, sollten zuerst Schreibweise, Operator und Verbindung überprüft werden.

Schaltflächen im Filter-Dialog

Am unteren Rand des Fensters stehen vier Schaltflächen:

  • Filter an: Führt die eingetragene Abfrage aus und zeigt die passende Auswahl in der Tabelle.
  • Filter aus: Hebt die aktuelle Einschränkung auf und zeigt wieder den vollständigen Tabellenbestand.
  • Hilfe: Öffnet die Dokumentation zur Filterfunktion.
  • Schließen: Beendet den Dialog.

Das Schließen des Fensters und das Ausschalten des Filters sind zwei unterschiedliche Vorgänge. Soll die vollständige Tabelle wieder erscheinen, verwenden Sie Filter aus.

Praxisbeispiel mit der Newsletter Software: Kontakte aus Hannover

Sie möchten in der Newsletter Software ausschließlich Empfänger aus Hannover sehen. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie Spezial → Filter oder drücken Sie F6.
  2. Wählen Sie unter Bedingung 1 die Spalte Ort.
  3. Stellen Sie den Operator auf =.
  4. Tragen Sie im Feld Wert den Text Hannover ein.
  5. Klicken Sie auf Filter an.

Sofern passende Einträge vorhanden sind, enthält die Ansicht danach nur Datensätze mit Hannover in der Ortsspalte.

Praxisbeispiel: Hannover ohne Nachnamen Müller

Für eine engere Auswahl ergänzen Sie eine zweite Prüfung:

  • Bedingung 1: Ort = Hannover
  • Verknüpfung: und
  • Bedingung 2: Nachname <> Müller

Diese Einstellung zeigt Kontakte aus Hannover, deren Nachname nicht Müller lautet. Mit = statt <> würde die Ansicht auf Kontakte aus Hannover mit dem Nachnamen Müller begrenzt.

Fehler bei Filterabfragen vermeiden

Stimmt das Ergebnis nicht mit der Erwartung überein, liegt die Ursache meist in einer falschen Spalte, einem unpassenden Operator oder einer abweichenden Schreibweise.

Achten Sie auf folgende Punkte:

  • Der Vergleichswert sollte so geschrieben sein wie der Inhalt der Tabelle.
  • Zusätzliche Leerzeichen können einen Gleichheitsvergleich beeinflussen.
  • Für Ausschlüsse muss <> statt = gewählt werden.
  • Bei zwei Prüfungen muss die Verbindung und oder oder zur gewünschten Auswahl passen.
  • Zahlenfelder sollten keine Texte oder Einheiten enthalten.
  • Eine leere Ansicht kann bedeuten, dass kein Datensatz beide Bedingungen erfüllt.

Filter vor dem Versand prüfen

Vor dem Versand sollte die gefilterte Tabelle stichprobenartig gelesen werden. Kontrollieren Sie, ob mehrere Zeilen der geplanten Empfängergruppe entsprechen und ob keine unerwünschten Kontakte enthalten sind.

Ein Filter verändert die gespeicherten Datensätze nicht. Er beschränkt die aktuelle Ansicht anhand der eingetragenen Regeln. Nach Abschluss der Arbeit lässt sich die vollständige Tabelle über Filter aus wiederherstellen.

Fazit zur Filterfunktion der Newsletter Software

Mit dem Filter von MailOut Professional grenzen Sie Empfängerlisten anhand von Spaltenwerten ein. Eine einzelne Bedingung reicht für einfache Auswahlgruppen. Zwei verknüpfte Prüfungen bilden engere oder breitere Gruppen ab.

Die Operatoren =, <>, < und > decken Gleichheit, Ausschluss sowie kleinere und größere Werte ab. Über und müssen beide Prüfungen zutreffen, während bei oder eine erfüllte Prüfung genügt. Mit Filter an startet die Abfrage; Filter aus stellt den vollständigen Bestand wieder her.

Hilfe zum Newsletter Programm MailOut Professional: Datensätze importieren

Bereits vorhandene Kontakte müssen im Newsletter Programm MailOut Professional nicht erneut von Hand eingetragen werden. Das Newsletter Programm übernimmt Empfängerdaten aus verschiedenen Adressbüchern, Tabellen, Datenbanken und Textdateien. Die importierten Datensätze werden an die aktuell geöffnete MailOut-Tabelle angehängt.

Diese Anleitung beschreibt den Import aus Outlook Express, Windows Mail, Microsoft Outlook, Excel, Access, dBase, Paradox, FoxPro und Textdateien. Zusätzlich erfahren Sie, wie Trennzeichen eingetragen, Spalten zugeordnet und Daten vor dem endgültigen Import geprüft werden.

Datensätze im Newsletter Programm importieren

Die Importfunktion finden Sie im Hauptmenü von MailOut Professional unter:

Programm → Datensätze importieren

Nach dem Aufruf öffnet das Newsletter Programm einen Dialog mit mehreren Importquellen. Welche Einträge auswählbar sind, hängt von den auf dem Computer gefundenen Programmen, Kontaktordnern und Dateien ab.

Zur Auswahl können folgende Importarten stehen:

  • Outlook Express / Windows Mail Adressbuch importieren
  • Windows Mail Kontakte importieren
  • Andere Datenformate importieren
  • Outlook Kontakte importieren

Ist ein Eintrag ausgegraut, hat MailOut unter dieser Quelle vermutlich keine Kontakte gefunden. Prüfen Sie in diesem Fall, ob das zugehörige Programm installiert ist, der Kontaktordner Daten enthält und MailOut auf den Speicherort zugreifen kann.

Adressbuch in das Newsletter Programm übernehmen

Über den Eintrag Outlook Express / Windows Mail Adressbuch importieren lassen sich Kontakte aus älteren Microsoft-Adressbüchern einlesen. Diese Importart eignet sich für bestehende Adressbestände, die weiterhin für den Newsletter-Versand genutzt werden sollen.

Wählen Sie die gewünschte Quelle aus und folgen Sie den Angaben im Dialog. Vor dem Import sollten die enthaltenen E-Mail-Adressen geprüft werden. Entfernen Sie veraltete Einträge, doppelte Kontakte und Adressen, für die keine zulässige Versandgrundlage vorhanden ist.

Der technische Import in das Newsletter Programm ersetzt keine Prüfung der Einwilligungen. Für kommerzielle Newsletter muss nachvollziehbar sein, weshalb eine Person angeschrieben werden darf.

Windows-Mail-Kontakte in MailOut importieren

Wählen Sie Windows Mail Kontakte importieren und klicken Sie anschließend auf Weiter. Im nächsten Fenster tragen Sie oben den Importpfad ein. In vielen Fällen ist bereits der Kontaktordner des aktuell angemeldeten Windows-Kontos eingetragen.

Unterhalb des Pfades zeigt MailOut die gefundenen Kontakte. Setzen Sie einen Haken neben alle Einträge, die in die aktuelle Datenbank-Tabelle übernommen werden sollen.

Über die vorhandenen Schaltflächen können Sie alle Kontakte markieren oder sämtliche Markierungen entfernen. Diese Auswahl ist bei großen Adressbüchern hilfreich, sollte jedoch vor dem Import nochmals geprüft werden.

Andere Datenformate im Newsletter Programm importieren

Der Menüpunkt Andere Datenformate importieren dient zum Einlesen externer Dateien und Datenbanken. Nach der Auswahl und einem Klick auf Weiter erscheint ein zusätzlicher Importdialog.

Das Newsletter Programm kann unter anderem Daten aus folgenden Quellen verarbeiten:

  • Microsoft Excel
  • Microsoft Access
  • dBase
  • Paradox
  • FoxPro
  • Textdateien

Im oberen linken Bereich des Dialogs befinden sich blaue Hilfe-Links für die unterstützten Dateitypen. Dort erhalten Sie weitere Angaben zu den Anforderungen des ausgewählten Formats.

Importdatei auswählen

Tragen Sie unter Import Datei den vollständigen Pfad und den Dateinamen ein. Alternativ klicken Sie auf die Schaltfläche Datei öffnen und suchen die Datei auf Ihrem Computer.

Schließen Sie Excel, Access oder ein anderes Quellprogramm vor dem Import. Eine geöffnete Datei kann gesperrt sein und dadurch den Zugriff durch MailOut verhindern.

Neben der Dateiauswahl befindet sich die Funktion Blacklist. Über den Fragezeichen-Button links daneben rufen Sie die zugehörigen Hilfetexte auf.

Delimiter im Newsletter Programm richtig einstellen

Beim Import von Textdaten muss MailOut erkennen, wo ein Datensatz endet und an welcher Stelle ein neues Feld beginnt. Dazu werden sogenannte Delimiter beziehungsweise Trennzeichen verwendet.

Der Datensatz-Delimiter trennt vollständige Datensätze voneinander. Der Feld-Delimiter trennt Angaben innerhalb einer Zeile, etwa Name, E-Mail-Adresse und Anrede.

Häufig verwendete Trennzeichen sind:

  • Semikolon: ;
  • Komma: ,
  • Tabulator
  • Senkrechter Strich: |

Die Zeichen können von Hand eingetragen oder aus einer Liste gewählt werden. Ist das verwendete Trennzeichen unbekannt, öffnen Sie die Datei mit Windows Notepad oder einem anderen Texteditor. Dort ist der Aufbau meist leicht zu erkennen.

Beispiel für eine Textdatei

Hans Mustermann|[email protected]|Herr
Edit Mustermann|[email protected]|Frau
Fritz Mustermann|[email protected]|Herr

In diesem Beispiel werden die Felder durch einen senkrechten Strich getrennt. Der Feld-Delimiter im Newsletter Programm muss daher auf | stehen.

Die Reihenfolge innerhalb jeder Zeile lautet:

  1. Vollständiger Name
  2. E-Mail-Adresse
  3. Anrede

Spalten beim Import zuordnen

Unterhalb der Einstellungen für die Trennzeichen zeigt MailOut die Spalten der aktuellen Tabelle. Neben jeder Spalte befindet sich ein Eingabefeld. Dort tragen Sie ein, an welcher Position die passende Angabe in der Importdatei steht.

Für das vorherige Beispiel lautet die Zuordnung:

  • Spalte Name: 1
  • Spalte E-Mail: 2
  • Spalte Anrede: 3

MailOut liest dadurch den ersten Wert als Namen, den zweiten Wert als E-Mail-Adresse und den dritten Wert als Anrede ein.

Ein Feld, das in der Quelldatei nicht vorhanden ist, erhält den Wert 0. Existiert beispielsweise kein Betreff, bleibt die zugehörige Spalte nach dem Import leer.

Diese Zuordnung erlaubt es dem Newsletter Programm, auch Textdateien einzulesen, deren Spalten eine andere Reihenfolge als die MailOut-Tabelle besitzen.

Importvorschau im Newsletter Programm prüfen

Am unteren Rand des Importfensters befindet sich die Schaltfläche Import Vorschau. Nach einem Klick öffnet sich eine Ansicht der eingelesenen Daten.

Prüfen Sie vor dem Start folgende Punkte:

  • Stehen Namen in der Namensspalte?
  • Wurden E-Mail-Adressen vollständig erkannt?
  • Sind die Anreden richtig zugeordnet?
  • Bleiben nicht vorhandene Angaben leer?
  • Werden Umlaute und Sonderzeichen korrekt dargestellt?
  • Sind keine Werte in falsche Spalten gerutscht?

Landen sämtliche Angaben in einer einzigen Spalte, wurde meist das falsche Trennzeichen gewählt. Verschobene Werte deuten dagegen auf fehlerhafte Positionsnummern hin.

Passen Sie die Einstellungen an und öffnen Sie die Vorschau erneut. Stimmen alle Angaben, klicken Sie auf Starte Import. Das Newsletter Programm hängt die Datensätze anschließend an die geöffnete MailOut-Tabelle an.

Typische Fehler bei Textdateien vermeiden

Ein falscher Feld-Delimiter gehört zu den häufigsten Ursachen für einen fehlerhaften Datenimport. Enthält eine Datei beispielsweise folgende Zeile, muss das Semikolon als Trennzeichen ausgewählt werden:

Hans Mustermann;[email protected];Herr

Ein Komma oder senkrechter Strich würde hier nicht zum Dateiaufbau passen.

Enthält ein Datenfeld selbst das verwendete Trennzeichen, können die Werte in Anführungszeichen stehen:

"Hans Mustermann";"[email protected]";"Herr"

Testen Sie umfangreiche Dateien zunächst mit wenigen Datensätzen. So erkennen Sie falsche Zuordnungen, bevor eine große Empfängerliste eingelesen wird.

Excel-Daten für das Newsletter Programm vorbereiten

Bei Excel-Dateien kann der von Excel gespeicherte Tabellenbereich größer sein als der tatsächliche Datenbestand. Unsichtbare Inhalte, Formatierungen oder Leerzeichen in entfernten Zellen können die Tabelle unnötig verlängern.

Drücken Sie in Excel die Tastenkombination:

Strg + Ende

Excel springt zur letzten als genutzt erkannten Zelle. Liegt diese weit unterhalb oder rechts neben den echten Kontaktdaten, enthält die Arbeitsmappe vermutlich überflüssige Zellinhalte.

Löschen Sie die unnötigen Zeilen und Spalten und speichern Sie die Datei erneut. Prüfen Sie außerdem:

  • Stehen die Überschriften in einer einzigen Zeile?
  • Enthält jede Spalte nur eine Datenart?
  • Gibt es verbundene Zellen?
  • Sind E-Mail-Adressen ohne Zeilenumbrüche gespeichert?
  • Enthalten Zellen führende oder nachgestellte Leerzeichen?
  • Sollen Formeln vor dem Import durch Werte ersetzt werden?

Eine sauber aufgebaute Excel-Tabelle senkt das Risiko falsch eingelesener oder leerer Datensätze im Newsletter Programm.

Outlook-Kontakte in das Newsletter Programm importieren

Über den Eintrag Outlook Kontakte importieren übernimmt MailOut Kontakte aus Microsoft Outlook.

Nach der Auswahl und einem Klick auf Weiter kann Outlook eine Sicherheitsabfrage anzeigen. Darin fragt Outlook, ob MailOut auf die gespeicherten Kontakte zugreifen darf.

Auf manchen Systemen öffnet sich dieses Fenster hinter MailOut. Das Programm wirkt dann möglicherweise so, als würde es nicht mehr reagieren. Prüfen Sie in diesem Fall die Windows-Taskleiste. Ist dort ein Outlook-Fenster geöffnet, holen Sie es per Klick in den Vordergrund und erlauben Sie den Zugriff.

Outlook-Kontakteordner auswählen

Im folgenden Dialog wählen Sie den Outlook-Ordner aus, der die gewünschten Kontakte enthält. Standardmäßig ist meist der Hauptordner eingestellt.

Besitzt Outlook mehrere Kontaktordner, prüfen Sie den ausgewählten Bestand genau. Neben dem Hauptordner können etwa private Kontakte, Projektadressen oder archivierte Datensätze vorhanden sein.

Unterhalb der Ordnerauswahl zeigt das Newsletter Programm die importierbaren Daten. Darunter befinden sich zwei Reihen mit Pulldown-Menüs:

  • links die Outlook-Kontaktfelder
  • rechts die MailOut-Kontaktfelder

Namen und E-Mail-Adressen erkennt MailOut automatisch. Diese Zuordnungen lassen sich nicht ändern. Weitere Angaben wie Firma, Telefon, Straße, Ort oder Anrede können passenden MailOut-Spalten zugewiesen werden.

Aktivieren Sie Vorname und Nachname kombinieren, wenn beide Outlook-Felder gemeinsam in der MailOut-Spalte Name gespeichert werden sollen.

Prüfen Sie die Feldzuordnung und klicken Sie anschließend auf Starte Import. Die ausgewählten Outlook-Kontakte werden in die aktuelle Tabelle übernommen.

Import ohne Datenübernahme abbrechen

Soll der Vorgang beendet werden, klicken Sie auf Abbrechen. Solange der eigentliche Import nicht gestartet wurde, fügt MailOut keine neuen Kontakte zur Tabelle hinzu.

Importierte Empfängerdaten prüfen

Nach dem Import sollte die Tabelle stichprobenartig geprüft werden. Achten Sie auf:

  • vollständige E-Mail-Adressen
  • richtig dargestellte Umlaute und Sonderzeichen
  • passende Namen und Anreden
  • doppelte Empfänger
  • leere Zeilen
  • verschobene Spalteninhalte
  • gültige Einwilligungen für den Versand

Bei großen Adresslisten empfiehlt sich zunächst eine separate Testtabelle. Nach erfolgreicher Prüfung können die Kontakte in den geplanten Empfängerbestand übernommen werden.

Warum eine Importquelle nicht auswählbar ist

Ein deaktivierter Eintrag weist meist darauf hin, dass MailOut unter der ausgewählten Quelle keine nutzbaren Kontaktdaten gefunden hat.

Prüfen Sie in diesem Fall:

  • Ist das Quellprogramm installiert?
  • Existiert das Adressbuch?
  • Enthält der Ordner Kontakte?
  • Wurde die Quelldatei verschoben oder umbenannt?
  • Läuft MailOut unter dem passenden Windows-Konto?
  • Hat das Programm Zugriff auf den Speicherort?
  • Ist in Outlook das richtige Profil geöffnet?

Fazit zum Datenimport im Newsletter Programm

Der Datenimport in MailOut Professional spart das erneute Erfassen vorhandener Kontakte. Über Programm → Datensätze importieren lassen sich Adressbestände aus Outlook Express, Windows Mail, Microsoft Outlook, Excel, Access und mehreren Text- oder Datenbankformaten übernehmen.

Für einen fehlerarmen Import sind drei Schritte entscheidend: die richtige Quelle auswählen, Trennzeichen und Feldpositionen korrekt eintragen und die Importvorschau sorgfältig prüfen. Bei Excel-Dateien sollte zusätzlich der genutzte Zellbereich bereinigt werden. Bei Outlook kann eine im Hintergrund geöffnete Sicherheitsabfrage den Vorgang scheinbar anhalten.

Nach dem Einlesen folgt die Prüfung der Empfängerdaten. Damit vermeiden Sie doppelte Kontakte, leere Datensätze, falsche Anreden und verschobene Spalten im Newsletter Programm.