Newsletter-Anmeldungen, die über eine Webseite eingehen, lassen sich mit MailOut Professional für den späteren Abruf vorbereiten. Dazu wird innerhalb des Programms ein Bestellformular eingerichtet, das anschließend auf dem Webserver abgelegt wird. Neben den Formularfeldern bestimmen Sie das Erscheinungsbild, den Text nach der Anmeldung, das Kennwort für die Synchronisation und die Einstellungen für das Double-Opt-in-Verfahren.

Die Einrichtung bildet die Grundlage dafür, dass MailOut Professional neue Bestellungen und Abbestellungen von der Webseite abrufen kann. Erst nach Abschluss dieser Konfiguration steht die Verbindung zwischen Onlineformular und Newsletter-Datenbestand bereit.

Einrichtung in MailOut Professional öffnen

Den passenden Dialog finden Sie über folgenden Menüpfad:

Web u. Newsletter → Automatisches Abholen von Bestellungen einrichten

Nach dem Aufruf erscheint ein Fenster mit sämtlichen Angaben für das Bestellformular. Arbeiten Sie die Bereiche nacheinander durch, bevor Sie das Formular auf Ihrer Internetseite einsetzen.

Serverpfad für das Bestellformular eintragen

Im Feld Serverpfad für das Bestellformular tragen Sie den Ordner ein, in dem das erzeugte Formular später auf dem Webserver liegen soll. Der Pfad muss zu der Verzeichnisstruktur Ihrer Webseite passen.

Ein falscher Serverpfad kann dazu führen, dass das Formular nicht aufgerufen wird oder MailOut Professional die gespeicherten Bestellungen später nicht erreicht. Prüfen Sie deshalb vorab, in welchem Webverzeichnis Newsletter-Dateien abgelegt werden dürfen.

Bei Unsicherheit hilft ein Blick in die Angaben Ihres Hosting-Anbieters oder in die bestehende Ordnerstruktur des Webservers. Achten Sie auf eine genaue Schreibweise, da abweichende Ordnernamen oder fehlende Unterverzeichnisse den Zugriff verhindern können.

Abbestellungen als „Invalid“ markieren

Die Einstellung Abbestellungen nur als Invalid markieren und nicht löschen steuert den Umgang mit abgemeldeten Empfängern.

Ist das Kontrollkästchen aktiviert, entfernt MailOut Professional den Datensatz nicht aus der Tabelle. Stattdessen erhält der Kontakt eine Markierung in der Spalte Invalid. Dadurch bleibt der frühere Eintrag im Bestand erhalten, wird jedoch als nicht mehr verwendbar gekennzeichnet.

Diese Variante kann hilfreich sein, wenn Abmeldungen später nachvollzogen oder mit bestehenden Daten abgeglichen werden sollen. Ohne Aktivierung kann das Programm Abbestellungen aus dem entsprechenden Bestand entfernen.

Felder des Bestellformulars auswählen

Im Abschnitt Bestellformular bestimmen Sie, welche Angaben ein Besucher auf Ihrer Webseite eintragen kann. Neben jedem verfügbaren Feld befindet sich ein Kontrollkästchen.

Setzen Sie einen Haken bei allen Angaben, die im Formular erscheinen sollen. Abhängig vom Datenbestand können dazu unter anderem folgende Felder gehören:

• Name
• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Anrede
• Firma
• Ort
• weitere Spalten Ihrer Empfängertabelle

Beschränken Sie das Formular auf Angaben, die für Anmeldung und Versand tatsächlich benötigt werden. Umfangreiche Formulare können dazu führen, dass Besucher den Vorgang vorzeitig beenden.

Die E-Mail-Adresse gehört zu den zentralen Angaben, da sie für die Bestätigung und den späteren Newsletter-Versand benötigt wird. Zusätzliche Daten sollten einen nachvollziehbaren Zweck haben.

Titel des Formulars bestimmen

Unter Titel des Formulars tragen Sie die Überschrift ein, die oberhalb der Eingabefelder erscheint. Der Titel sollte den Zweck des Formulars eindeutig beschreiben.

Mögliche Formulierungen sind:

• Newsletter abonnieren
• Für unseren E-Mail-Newsletter anmelden
• Neuigkeiten per E-Mail erhalten

Der Titel sollte zur Sprache und Tonalität Ihrer Webseite passen. Vermeiden Sie Bezeichnungen, die den Besucher über Art oder Umfang der Anmeldung im Unklaren lassen.

Textfarbe des Formulars einstellen

Über Text Farbe bestimmen Sie die Farbe der Beschriftungen und weiteren Formulartexte. Klicken Sie auf die zugehörige Schaltfläche und wählen Sie den gewünschten Farbwert im geöffneten Dialog aus.

Achten Sie auf ausreichenden Kontrast zum Hintergrund. Helle Schrift auf hellem Untergrund oder dunkle Schrift vor einer dunklen Fläche erschwert das Lesen und kann Eingabefehler begünstigen.

Das Formular sollte sich optisch in die Webseite einfügen, ohne dass Hinweise, Feldbezeichnungen oder Rückmeldungen schwer erkennbar werden.

Hintergrundfarbe auswählen

Im Bereich Hintergrund Farbe legen Sie die Fläche hinter den Formularelementen fest. Auch hier öffnet ein Klick auf die Schaltfläche einen Farbdialog.

Wählen Sie einen Farbton, der zum Webdesign passt und die Lesbarkeit der Texte unterstützt. Prüfen Sie nach der Einrichtung das Formular in der späteren Umgebung, da Farben je nach Bildschirm und Browser leicht abweichend dargestellt werden können.

Rahmenfarbe des Formulars anpassen

Mit Rahmen Farbe bestimmen Sie die Farbe der Umrandung. Der Rahmen trennt das Bestellformular optisch vom übrigen Seiteninhalt.

Eine dezente Umrandung reicht in vielen Layouts aus. Sehr starke Kontraste können das Formular unnötig dominant erscheinen lassen. Maßgeblich ist, dass der Formularbereich erkennbar bleibt und zur Gestaltung der Internetseite passt.

Webkonforme Schriftart wählen

Unter Schriftart stellt MailOut Professional mehrere Schriftarten zur Auswahl, die für Webseiten verwendet werden können.

Wählen Sie eine Schrift, die auf gängigen Systemen lesbar dargestellt wird. Das Formular wirkt stimmiger, wenn seine Typografie mit dem übrigen Webauftritt übereinstimmt oder ihm zumindest nahekommt.

Zu ausgefallene Schriften können je nach Endgerät anders ersetzt werden. Eine verbreitete Webschrift reduziert Unterschiede zwischen Browsern und Betriebssystemen.

Schriftgröße in Punkt angeben

Im Feld Schriftgrösse tragen Sie die gewünschte Größe in Punkt ein. Der Wert betrifft die Darstellung der Formulartexte.

Wählen Sie eine Größe, die auf Desktop-Computern und kleineren Bildschirmen gut lesbar bleibt. Sehr kleine Texte erschweren die Eingabe, während übergroße Schrift den Formularbereich unnötig verlängert.

Nach der Erstellung sollte die Darstellung auf mehreren Bildschirmgrößen geprüft werden. MailOut Professional erzeugt die Formularbestandteile, die Einbettung in das vorhandene Weblayout kann jedoch zusätzlichen Einfluss auf die Ausgabe haben.

Passwort für die Newsletter-Synchronisation vergeben

Das Feld Passwort für die Newsletter-Synchronisation schützt den Abruf der gespeicherten Newsletter-Daten. MailOut Professional verwendet dieses Kennwort, wenn Bestellungen von der Webseite abgeholt werden.

Vergeben Sie ein Kennwort, das nicht leicht zu erraten ist. Namen, einfache Zahlenfolgen oder der Domainname allein sind dafür ungeeignet. Das Passwort sollte außerdem nicht öffentlich im Seitentext oder in einer frei zugänglichen Anleitung stehen.

Bewahren Sie die Angabe sicher auf. Stimmt das in MailOut Professional eingetragene Kennwort nicht mit der Konfiguration auf dem Webserver überein, kann die Synchronisation scheitern.

Antwortseite nach der Bestellung formulieren

Unter Antwortseite nach der Bestellung tragen Sie den Text ein, den ein Besucher nach dem Absenden des Formulars sieht.

Die Meldung sollte erklären, was als Nächstes geschieht. Bei aktiviertem Double Opt-in gehört dazu der Hinweis, dass eine E-Mail mit einem Bestätigungslink versendet wird und die Anmeldung erst nach dem Anklicken abgeschlossen ist.

Ein möglicher Inhalt lautet:

Vielen Dank für Ihre Anmeldung. Sie erhalten in Kürze eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Bitte öffnen Sie diesen Link, um Ihre Newsletter-Anmeldung abzuschließen.

Vermeiden Sie eine Formulierung, die bereits vor der Bestätigung eine abgeschlossene Anmeldung behauptet. Die Rückmeldung sollte dem tatsächlichen Ablauf entsprechen.

Double Opt-in in MailOut Professional aktivieren

Mit dem Kontrollkästchen Double Opt-In schalten Sie das Bestätigungsverfahren ein. Nach dem Absenden des Webformulars erhält die eingetragene Adresse eine Nachricht mit einem Bestätigungslink.

Erst nach dem Aufruf dieses Links gilt die Bestellung innerhalb des Systems als bestätigt. MailOut Professional erzeugt den benötigten Link automatisch. Der Empfänger muss ihn innerhalb von zwei Wochen anklicken.

Das Double-Opt-in-Verfahren dient dazu, die Anmeldung einer E-Mail-Adresse zu bestätigen und unbefugte Eintragungen durch Dritte zu reduzieren. Für eine rechtliche Bewertung Ihres Einsatzfalls sollten die geltenden Vorgaben sowie die Ausgestaltung Ihrer Einwilligungstexte geprüft werden.

Betreff und Text der Bestätigungs-Mail verfassen

Im Bereich Text für die Bestätigungs-Mail tragen Sie den Betreff und den Inhalt der Nachricht ein, die nach einer Bestellung verschickt wird.

Die E-Mail sollte dem Empfänger vermitteln:

• von welchem Unternehmen oder Webseitenbetreiber die Nachricht stammt
• welche Anmeldung bestätigt werden soll
• dass der Bestätigungslink angeklickt werden muss
• wie lange der Link gültig ist
• was zu tun ist, falls die Anmeldung nicht selbst ausgelöst wurde

Nennen Sie den Namen Ihres Unternehmens, Ihrer Organisation oder Ihrer Internetseite. Dadurch kann der Empfänger den Anlass der Nachricht zuordnen.

Beispiel für einen Betreff

Bitte bestätigen Sie Ihre Newsletter-Anmeldung

Beispiel für den Nachrichtentext

Sie haben sich auf unserer Webseite für den Newsletter angemeldet. Bitte klicken Sie auf den nachfolgenden Bestätigungslink, um die Anmeldung abzuschließen.

Der Link ist zwei Wochen gültig. Falls Sie diese Anmeldung nicht vorgenommen haben, ignorieren Sie diese Nachricht.

Den eigentlichen Bestätigungslink ergänzt MailOut Professional. Entfernen oder verändern Sie den dafür erzeugten Bestandteil nicht, da der Abschluss der Bestellung sonst scheitern kann.

Formular vor der Veröffentlichung prüfen

Nach dem Einrichten sollten Sie den gesamten Ablauf mit einer eigenen Testadresse durchspielen. Rufen Sie das Formular auf der Webseite auf, senden Sie eine Bestellung ab und prüfen Sie anschließend die Bestätigungs-Mail.

Kontrollieren Sie dabei folgende Punkte:

• Wird das Formular ohne Darstellungsfehler geladen?
• Sind alle gewünschten Eingabefelder vorhanden?
• Sind Texte und Feldbezeichnungen lesbar?
• Erscheint nach dem Absenden die richtige Antwortseite?
• Kommt die Bestätigungs-Mail an?
• Enthält sie den richtigen Absenderbezug?
• Funktioniert der generierte Link?
• Kann MailOut Professional die bestätigte Bestellung später abrufen?

Testen Sie zusätzlich eine Abbestellung. Ist die Option zur Invalid-Markierung aktiv, sollte der zugehörige Datensatz erhalten bleiben und in der Spalte Invalid gekennzeichnet werden.

Typische Ursachen für fehlgeschlagene Abrufe

Kann MailOut Professional später keine Bestellungen von der Webseite laden, sollten zunächst die grundlegenden Angaben geprüft werden.

• Der Serverpfad stimmt nicht mit dem tatsächlichen Webverzeichnis überein.
• Das Synchronisationspasswort wurde unterschiedlich eingetragen.
• Das Bestellformular wurde nicht im erwarteten Ordner abgelegt.
• Der Webserver ist zeitweise nicht erreichbar.
• Die Formular-Dateien besitzen unpassende Zugriffsrechte.
• Die Anmeldung wurde noch nicht über den Bestätigungslink abgeschlossen.
• Der Bestätigungslink ist nach zwei Wochen abgelaufen.

Führen Sie nach Änderungen erneut eine Testanmeldung durch. So lässt sich feststellen, ob Formular, E-Mail-Versand, Bestätigung und späterer Abruf zusammenarbeiten.

Einrichtung für den Webseiten-Abruf abschließen

Für das automatische Abholen von Newsletter-Bestellungen müssen Serverpfad, Formularfelder, Gestaltung, Synchronisationspasswort und Antworttexte vollständig eingetragen sein. Aktivieren Sie bei Bedarf das Double Opt-in und verfassen Sie eine Bestätigungs-Mail mit eindeutigem Absenderbezug.

Nach einem erfolgreichen Test ist MailOut Professional für den Abruf der auf der Webseite eingegangenen Bestellungen vorbereitet. Neue Anmeldungen können danach über die Abruffunktion geladen und in den gewünschten Datenbestand übernommen werden. Abbestellungen lassen sich abhängig von der gewählten Einstellung entfernen oder in der Spalte Invalid kennzeichnen.