Große Empfängerlisten lassen sich leichter mit der Newsletter Software bearbeiten, wenn nur die Datensätze angezeigt werden, die zu einer bestimmten Versandgruppe gehören. Die Newsletter Software MailOut Professional besitzt dafür eine Filterfunktion. Sie grenzt Tabelleninhalte anhand selbst gewählter Kriterien ein, ohne Einträge zu löschen oder dauerhaft zu verändern.
Der Filter eignet sich etwa für Empfänger aus einem bestimmten Ort, Kontakte mit einer bestimmten Anrede oder Datensätze oberhalb beziehungsweise unterhalb eines Zahlenwertes. Auch zwei Kriterien lassen sich miteinander verknüpfen. Dieser Guide erklärt die Bedienung vom Öffnen des Dialogs bis zur Kombination mehrerer Bedingungen.
Filter in der Newsletter Software öffnen
Sie erreichen den Filter über das Hauptmenü:
Spezial → Filter
Alternativ drücken Sie die Taste F6. Danach erscheint der Filter-Dialog. Er enthält zwei Bereiche für Bedingungen sowie Schaltflächen zum Aktivieren, Deaktivieren und Beenden.
Die Tabelle selbst bleibt unverändert. MailOut blendet lediglich alle Zeilen aus, die nicht zur eingetragenen Abfrage passen. Nach dem Abschalten des Filters erscheinen wieder sämtliche Datensätze.
Erste Bedingung in der Newsletter Software eintragen
Im Abschnitt Bedingung 1 bestimmen Sie zuerst die Spalte, deren Inhalt geprüft werden soll. Öffnen Sie das Auswahlfeld Spalte über den kleinen Pfeil und wählen Sie den gewünschten Eintrag aus.
Als Spalte kommen beispielsweise Ort, Name, Anrede, E-Mail-Adresse oder eine eigene Tabellenspalte infrage. Welche Auswahl erscheint, richtet sich nach dem Aufbau der geöffneten Datenbank-Tabelle.
Rechts davon befindet sich das Feld Wert. Dort tragen Sie den Vergleichswert ein. Bei einer Suche nach Kontakten aus Köln wählen Sie die Spalte Ort und schreiben Köln in das Wertefeld.
Vergleichszeichen der Newsletter Software verstehen
Zwischen Spalte und Wert steht die Schaltfläche Bedingung. Jeder Klick wechselt zum nächsten logischen Ausdruck. Der gewählte Operator entscheidet, wie MailOut den Tabelleninhalt mit Ihrer Eingabe vergleicht.
= bedeutet „Ist gleich“
Der Operator = zeigt Datensätze, deren Spalteninhalt dem eingetragenen Wert entspricht. Mit der Spalte Ort, dem Zeichen = und dem Wert Hannover erscheinen ausschließlich Kontakte mit diesem Ortseintrag.
<> bedeutet „Ist nicht“
Der Operator <> schließt Datensätze aus, deren Inhalt dem Vergleichswert entspricht. Bei der Spalte Nachname und dem Wert Müller bleiben somit Kontakte mit einem anderen Nachnamen in der Ansicht.
< bedeutet „Ist kleiner als“
Das Zeichen < prüft, ob ein Inhalt unterhalb des eingetragenen Wertes liegt. Bei Zahlenfeldern erfolgt ein Zahlenvergleich. Enthält die Spalte Text, wertet MailOut die Einträge nach alphabetischer Reihenfolge aus.
Ein Zahlenfeld mit dem Wert 100 liefert bei < alle Datensätze mit einem niedrigeren Inhalt. Bei Text kann ein Eintrag mit einem früheren Anfangsbuchstaben erscheinen.
> bedeutet „Ist größer als“
Das Zeichen > arbeitet umgekehrt. Zahlen oberhalb des Vergleichswertes erfüllen die Abfrage. Bei Zeichenketten zählt die alphabetische Reihenfolge.
Vor einem Zahlenvergleich sollte geprüft werden, ob die ausgewählte Spalte tatsächlich numerische Inhalte enthält. Zusätze, Leerzeichen oder gemischte Schreibweisen können das Ergebnis beeinflussen.
Zwei Filterbedingungen in der Newsletter Software verknüpfen
Die Newsletter Software kann eine zweite Prüfung in dieselbe Abfrage aufnehmen. Zwischen den beiden Bereichen steht zunächst Keine zweite Bedingung. Durch wiederholtes Anklicken wechselt die Auswahl zu und oder oder.
Verknüpfung mit „und“
Bei und muss ein Datensatz beide Prüfungen erfüllen. Diese Verknüpfung verkleinert die Ergebnisgruppe.
Beispiel:
- Bedingung 1: Ort = Hannover
- Verknüpfung: und
- Bedingung 2: Nachname = Müller
Die Tabelle enthält danach nur Kontakte, deren Ort Hannover lautet und deren Nachname Müller ist. Ein Kontakt aus Hannover mit einem anderen Nachnamen erfüllt die Abfrage nicht. Dasselbe gilt für einen Kontakt namens Müller aus einer anderen Stadt.
Verknüpfung mit „oder“
Bei oder reicht eine erfüllte Prüfung aus. Die Ergebnismenge fällt daher meist größer aus.
Ein Beispiel mit zwei Orten:
- Bedingung 1: Ort = Hannover
- Verknüpfung: oder
- Bedingung 2: Ort = Bremen
MailOut zeigt anschließend Kontakte aus Hannover sowie Kontakte aus Bremen. Datensätze aus anderen Orten bleiben ausgeblendet.
Zweite Bedingung in der Newsletter Software konfigurieren
Der Bereich Bedingung 2 funktioniert nach demselben Prinzip wie der erste Bereich. Wählen Sie eine Spalte, stellen Sie das Vergleichszeichen ein und tragen Sie den Wert ein.
Prüfen Sie vor dem Einschalten, ob die gewählte Verbindung zur beabsichtigten Empfängergruppe passt. Und verlangt zwei Treffer im selben Datensatz. Oder akzeptiert einen Treffer in einem der beiden Bereiche.
Eine unpassende Verknüpfung ist ein häufiger Grund für eine leere oder unerwartet große Tabelle. Erscheinen keine Zeilen, sollten zuerst Schreibweise, Operator und Verbindung überprüft werden.
Schaltflächen im Filter-Dialog
Am unteren Rand des Fensters stehen vier Schaltflächen:
- Filter an: Führt die eingetragene Abfrage aus und zeigt die passende Auswahl in der Tabelle.
- Filter aus: Hebt die aktuelle Einschränkung auf und zeigt wieder den vollständigen Tabellenbestand.
- Hilfe: Öffnet die Dokumentation zur Filterfunktion.
- Schließen: Beendet den Dialog.
Das Schließen des Fensters und das Ausschalten des Filters sind zwei unterschiedliche Vorgänge. Soll die vollständige Tabelle wieder erscheinen, verwenden Sie Filter aus.
Praxisbeispiel mit der Newsletter Software: Kontakte aus Hannover
Sie möchten in der Newsletter Software ausschließlich Empfänger aus Hannover sehen. Gehen Sie folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie Spezial → Filter oder drücken Sie F6.
- Wählen Sie unter Bedingung 1 die Spalte Ort.
- Stellen Sie den Operator auf
=. - Tragen Sie im Feld Wert den Text Hannover ein.
- Klicken Sie auf Filter an.
Sofern passende Einträge vorhanden sind, enthält die Ansicht danach nur Datensätze mit Hannover in der Ortsspalte.
Praxisbeispiel: Hannover ohne Nachnamen Müller
Für eine engere Auswahl ergänzen Sie eine zweite Prüfung:
- Bedingung 1: Ort = Hannover
- Verknüpfung: und
- Bedingung 2: Nachname <> Müller
Diese Einstellung zeigt Kontakte aus Hannover, deren Nachname nicht Müller lautet. Mit = statt <> würde die Ansicht auf Kontakte aus Hannover mit dem Nachnamen Müller begrenzt.
Fehler bei Filterabfragen vermeiden
Stimmt das Ergebnis nicht mit der Erwartung überein, liegt die Ursache meist in einer falschen Spalte, einem unpassenden Operator oder einer abweichenden Schreibweise.
Achten Sie auf folgende Punkte:
- Der Vergleichswert sollte so geschrieben sein wie der Inhalt der Tabelle.
- Zusätzliche Leerzeichen können einen Gleichheitsvergleich beeinflussen.
- Für Ausschlüsse muss
<>statt=gewählt werden. - Bei zwei Prüfungen muss die Verbindung und oder oder zur gewünschten Auswahl passen.
- Zahlenfelder sollten keine Texte oder Einheiten enthalten.
- Eine leere Ansicht kann bedeuten, dass kein Datensatz beide Bedingungen erfüllt.
Filter vor dem Versand prüfen
Vor dem Versand sollte die gefilterte Tabelle stichprobenartig gelesen werden. Kontrollieren Sie, ob mehrere Zeilen der geplanten Empfängergruppe entsprechen und ob keine unerwünschten Kontakte enthalten sind.
Ein Filter verändert die gespeicherten Datensätze nicht. Er beschränkt die aktuelle Ansicht anhand der eingetragenen Regeln. Nach Abschluss der Arbeit lässt sich die vollständige Tabelle über Filter aus wiederherstellen.
Fazit zur Filterfunktion der Newsletter Software
Mit dem Filter von MailOut Professional grenzen Sie Empfängerlisten anhand von Spaltenwerten ein. Eine einzelne Bedingung reicht für einfache Auswahlgruppen. Zwei verknüpfte Prüfungen bilden engere oder breitere Gruppen ab.
Die Operatoren =, <>, < und > decken Gleichheit, Ausschluss sowie kleinere und größere Werte ab. Über und müssen beide Prüfungen zutreffen, während bei oder eine erfüllte Prüfung genügt. Mit Filter an startet die Abfrage; Filter aus stellt den vollständigen Bestand wieder her.