Neue Newsletter-Anmeldungen und Abmeldungen können über die Internetseite eingehen und anschließend im MailOut Professional Newsletter Tool eingelesen werden. Das Newsletter Tool ruft die gespeicherten Einträge von der eingerichteten Bestellseite ab, stellt sie in einer Liste dar und überträgt gewünschte Anmeldungen in die geöffnete Datenbank-Tabelle.

Vor dem ersten Abruf muss die Verbindung zur Bestellseite eingerichtet sein. Die nötigen Angaben finden Sie in der Dokumentation unter Automatisches Abholen von Bestellungen einrichten. Ohne diese Vorbereitung kann MailOut keine Daten von der Internetseite laden.

Abruf im Newsletter Tool starten

Die Funktion befindet sich im Hauptmenü unter:

Web u. Newsletter → Bestellungen/Abbestellungen von Ihrer Internetseite abholen

Alternativ öffnen Sie den Dialog mit der Taste F10. Der Hotkey eignet sich, wenn Anmeldungen regelmäßig geprüft und übernommen werden.

Nach dem Aufruf erscheint ein Fenster mit einer großen Ergebnisliste, mehreren Registerkarten und den Schaltflächen für Abruf, Datenübernahme und Schließen.

Voraussetzungen für den Abruf

Damit das Newsletter Tool eingegangene Anmeldungen lesen kann, müssen die Internetseite und MailOut zuvor miteinander verbunden worden sein. Dazu gehören die Angaben, die beim Einrichten des automatischen Abrufs hinterlegt werden.

Prüfen Sie vor der ersten Nutzung:

• Wurde die Bestellseite vollständig eingerichtet?
• Sind die Zugangsdaten in MailOut eingetragen?
• Ist die Internetverbindung aktiv?
• Werden Anmeldungen auf der Internetseite gespeichert?
• Ist die richtige Datenbank-Tabelle geöffnet?

Fehlt eine dieser Voraussetzungen, kann die Liste leer bleiben oder der Abruf nicht ausgeführt werden.

Newsletter-Bestellungen von der Internetseite laden

Klicken Sie im geöffneten Dialog auf Bestellungen abholen. Das Newsletter Tool ruft daraufhin die gespeicherten Newsletter-Bestellungen und Newsletter-Abbestellungen von der verbundenen Internetseite ab.

Nach dem Abruf erscheinen die gefundenen Einträge im großen Listenbereich. Dort können Sie prüfen, welche Personen den Newsletter bestellt und welche Personen ihn wieder abbestellt haben.

Die angezeigten Daten sollten vor der Übernahme gelesen werden. Achten Sie unter anderem auf vollständige E-Mail-Adressen, ungewöhnliche Schreibweisen und unerwartete Einträge.

Nur Bestellungen anzeigen

Sollen ausschließlich neue Anmeldungen erscheinen, öffnen Sie oberhalb der Liste den Reiter Nur Bestellungen. Abmeldungen werden in dieser Ansicht ausgeblendet.

Diese Auswahl ist hilfreich, wenn neue Empfänger in die aktuelle Tabelle aufgenommen werden sollen. Die gespeicherten Abmeldungen bleiben erhalten und können über einen anderen Reiter eingesehen werden.

Nur Abbestellungen anzeigen

Für eine Ansicht der Abmeldungen klicken Sie auf Nur Abbestellungen. Das Newsletter Tool zeigt dann nur Datensätze von Personen, die den Newsletter abbestellt haben.

Diese Liste kann zur Kontrolle genutzt werden, bevor weitere Versandarbeiten erfolgen. Abgemeldete Empfänger dürfen keine weiteren Newsletter erhalten, sofern keine neue Anmeldung vorliegt.

Warum manche Bestellungen nicht erscheinen

Eine eingegangene Bestellung wird nicht aufgelistet, wenn dieselbe Person den Newsletter danach wieder abbestellt hat. MailOut berücksichtigt in diesem Fall den späteren Status.

Beispiel:

1. Eine Person meldet sich über die Internetseite an.
2. Die Anmeldung wird auf der Bestellseite gespeichert.
3. Vor dem nächsten Abruf meldet sich dieselbe Person wieder ab.
4. MailOut führt den Eintrag nicht mehr als aktive Bestellung auf.

Dadurch gelangen keine bereits zurückgenommenen Anmeldungen in die Empfängertabelle.

Bestellungen in die Datenbank übernehmen

Nach der Prüfung klicken Sie auf In die Datenbank übernehmen. Das Newsletter Tool fügt die eingegangenen Bestellungen der aktuell geöffneten Datenbank-Tabelle hinzu.

Vergewissern Sie sich vor diesem Schritt, dass die richtige Tabelle geöffnet ist. Andernfalls können neue Empfänger in einem falschen Bestand landen.

Nach der Übernahme empfiehlt sich eine kurze Kontrolle der Tabelle. Prüfen Sie, ob die neuen Datensätze vorhanden sind und ob die E-Mail-Adressen vollständig eingelesen wurden.

Unterschied zwischen Abruf und Übernahme

Die Schaltfläche Bestellungen abholen lädt die gespeicherten Daten zunächst in den Dialog. Dadurch werden sie noch nicht automatisch an die Tabelle angehängt.

Erst In die Datenbank übernehmen schreibt die neuen Anmeldungen in den geöffneten Datenbestand. Diese Trennung gibt Ihnen Gelegenheit, die Liste vor dem Einfügen zu prüfen.

Dialog nach dem Abruf schließen

Klicken Sie auf Schließen, um das Fenster zu verlassen. Wurden geladene Bestellungen noch nicht in die Datenbank übernommen, sollten Sie vor dem Schließen prüfen, ob diese Daten später erneut abgerufen werden können.

Leere Liste nach „Bestellungen abholen“

Bleibt der Listenbereich leer, kann das mehrere Ursachen haben:

• Seit dem letzten Abruf sind keine neuen Anmeldungen eingegangen.
• Alle zwischenzeitlichen Bestellungen wurden wieder abbestellt.
• Die Verbindung zur Internetseite wurde noch nicht eingerichtet.
• Die hinterlegten Zugangsdaten stimmen nicht.
• Die Internetseite ist vorübergehend nicht erreichbar.
• Die Bestellseite speichert die Formulardaten nicht wie erwartet.

Kontrollieren Sie zuerst die Einrichtung für das automatische Abholen. Prüfen Sie danach, ob auf der Internetseite tatsächlich neue Newsletter-Anmeldungen gespeichert wurden.

Empfohlener Ablauf im Newsletter Tool

Für eine saubere Bearbeitung können Sie nach diesem Schema vorgehen:

1. Öffnen Sie die gewünschte Empfängertabelle.
2. Rufen Sie den Dialog über das Hauptmenü oder mit F10 auf.
3. Klicken Sie auf Bestellungen abholen.
4. Prüfen Sie die vollständige Liste.
5. Wechseln Sie bei Bedarf zu Nur Bestellungen oder Nur Abbestellungen.
6. Übernehmen Sie neue Anmeldungen in die Datenbank.
7. Kontrollieren Sie die hinzugefügten Empfänger.
8. Beenden Sie den Dialog über Schließen.

Hinweise für den Newsletter-Versand

Der technische Abruf sagt nichts darüber aus, ob sämtliche Einträge für einen Versand verwendet werden dürfen. Prüfen Sie daher, ob die Anmeldung ordnungsgemäß erfasst wurde und der Empfänger dem Newsletter-Bezug zugestimmt hat.

Abbestellungen sollten zeitnah berücksichtigt werden. Vor einer Aussendung empfiehlt sich daher ein erneuter Abruf, damit zwischenzeitlich eingegangene Abmeldungen berücksichtigt sind.

Zusammenfassung zum Newsletter Tool

MailOut Professional ruft Newsletter-Bestellungen und Newsletter-Abbestellungen über den Menüpunkt Web u. Newsletter oder den Hotkey F10 von der eingerichteten Internetseite ab. Die gefundenen Einträge erscheinen zunächst in einer Liste.

Über die Reiter lassen sich Anmeldungen und Abmeldungen getrennt betrachten. Mit In die Datenbank übernehmen werden neue Bestellungen an die geöffnete Tabelle angehängt. Bereits zurückgenommene Anmeldungen erscheinen nicht mehr als aktive Bestellung. Das Newsletter Tool unterstützt damit die laufende Pflege der Empfängerdaten vor dem nächsten Versand.