Mit dem Newsletter Programm MailOut Professional erstellen Sie Serien-E-Mails, deren Inhalte auf den Daten einzelner Empfänger beruhen. Namen, Anreden, Firmenbezeichnungen und weitere Angaben aus der geöffneten Tabelle lassen sich über Platzhalter in den Nachrichtentext einsetzen. Das Newsletter Programm erzeugt daraus für jeden ausgewählten Kontakt eine personalisierte E-Mail.
Für den Versand stehen reine Textnachrichten, formatierte HTML-E-Mails, Rich-Media-E-Mails und gespeicherte Mustervorlagen zur Auswahl. Diese Anleitung beschreibt die Empfängerauswahl, das Verfassen der Nachricht, den Einsatz von Platzhaltern, die Prüfung in der Vorschau und den anschließenden Versand.
Empfänger im Newsletter Programm auswählen
Öffnen Sie zunächst die Datenbank-Tabelle mit den Kontakten, die eine Nachricht erhalten sollen. Markieren Sie in der Spalte Selected alle gewünschten Datensätze.
Die gesetzten Markierungen bestimmen den Empfängerkreis. Zeilen ohne Auswahl werden beim Serienversand übersprungen. Prüfen Sie daher vor dem Öffnen des Assistenten, ob alle gewünschten Kontakte markiert und unerwünschte Einträge abgewählt sind.
Starten Sie den Versandassistenten über folgenden Menüpfad:
Programm → Mail erstellen / versenden
Alternativ drücken Sie die Taste F2. Im ersten Fenster klicken Sie auf Weiter.
Nachrichtenart im Newsletter Programm festlegen
Im nächsten Schritt stehen drei Varianten zur Auswahl:
- Text-E-Mail
- HTML-E-Mail / Rich Media E-Mail
- MailOut Mustervorlagen öffnen
Die Auswahl richtet sich nach dem gewünschten Aufbau der Nachricht. Eine einfache Mitteilung ohne Grafiken und Textformatierungen kann als Text-E-Mail verschickt werden. Für Bilder, Links, unterschiedliche Schriftgrößen oder weitere Gestaltungsmerkmale wählen Sie eine HTML- beziehungsweise Rich-Media-E-Mail.
Text-E-Mail versenden
Eine Text-E-Mail enthält unformatierten Text. Bilder, farbige Schrift, verschiedene Schriftarten und grafische Schaltflächen können in diesem Format nicht eingesetzt werden.
Dieses Nachrichtenformat eignet sich für kurze Mitteilungen, Hinweise, Terminangaben und andere Inhalte, bei denen die reine Textinformation im Mittelpunkt steht.
HTML-E-Mail oder Rich Media E-Mail versenden
Eine HTML- oder Rich-Media-E-Mail kann formatierten Text, Bilder, Verknüpfungen und weitere gestalterische Elemente enthalten. Die Nachricht wird zunächst in einem unterstützten E-Mail-Programm erstellt und danach in MailOut Professional geladen.
MailOut Professional unterstützt Outlook Express, Windows Mail, das neue Outlook für Windows, das klassische Outlook für Windows, Outlook aus Microsoft 365, Outlook 2024 sowie weitere Outlook-Ausgaben.
MailOut-Mustervorlage öffnen
Über MailOut Mustervorlagen öffnen rufen Sie einen Dialog mit vorbereiteten Nachrichten auf. Wählen Sie dort eine Vorlage aus und prüfen Sie anschließend Inhalt, Platzhalter und Empfängerbezug.
Vorlagen können als Ausgangspunkt für wiederkehrende Aussendungen dienen. Angaben wie Termine, Preise, Ansprechpartner, Links und Absenderdaten sollten vor jedem Versand geprüft werden.
Neue Text-E-Mail im Newsletter Programm erstellen
Wählen Sie Text-E-Mail und klicken Sie auf Weiter. Danach erscheint der Editor von MailOut Professional.
Tragen Sie im Feld Betreff die Betreffzeile ein. Den eigentlichen Nachrichtentext schreiben Sie in das große Feld darunter. Der Betreff sollte den Inhalt der E-Mail verständlich zusammenfassen und keine falschen Erwartungen wecken.
Eine bereits gespeicherte Vorlage öffnen Sie über die Schaltfläche Vorlage öffnen. Wählen Sie im folgenden Dialog die gewünschte Vorlage aus. Der gespeicherte Text wird danach in den Editor übernommen.
Platzhalter für personalisierte E-Mails verwenden
Auf der rechten Seite des Editors befindet sich eine Liste mit verfügbaren Platzhaltern. Diese Einträge entsprechen den Spalten der geöffneten Datenbank-Tabelle.
Beim Erstellen der Serien-E-Mails ersetzt das Newsletter Programm jeden Platzhalter durch den Inhalt des zugehörigen Empfängerdatensatzes. So können aus einer gemeinsamen Nachricht unterschiedliche Anreden und persönliche Textstellen entstehen.
Ein Platzhalter lässt sich auf zwei Arten einfügen:
- Klicken Sie doppelt auf den gewünschten Eintrag in der Liste.
- Markieren Sie den Eintrag und klicken Sie auf den Pfeil < links neben der Platzhalterliste.
Setzen Sie die Schreibmarke vor dem Einfügen an die Position, an der der Wert aus der Datenbank erscheinen soll.
Beispiel für eine persönliche Anrede
Guten Tag [Anrede] [Name],
vielen Dank für Ihre Anmeldung zu unserem Newsletter.Die genaue Schreibweise der Platzhalter entnehmen Sie der angezeigten Liste in MailOut Professional. Übernehmen Sie die Einträge aus dem Programm, damit Feldnamen und Zeichenfolge stimmen.
Enthält ein Datensatz keinen Wert für den verwendeten Platzhalter, kann in der fertigen Nachricht eine Lücke entstehen. Prüfen Sie daher mehrere Empfänger in der Vorschau.
Platzhalter im Betreff einsetzen
Unterstützt der gewählte Editor Platzhalter in der Betreffzeile, können dort ebenfalls Angaben aus der Empfängertabelle erscheinen. Denkbar sind etwa der Name einer Person, eine Firma oder eine andere gespeicherte Information.
Eine personalisierte Betreffzeile sollte auch dann sprachlich funktionieren, wenn ein Empfängerfeld leer ist. Prüfen Sie deshalb, ob die verwendeten Spalten bei allen ausgewählten Kontakten ausgefüllt sind.
E-Mail als Vorlage speichern
Möchten Sie die verfasste Nachricht später erneut verwenden, klicken Sie auf Als Vorlage speichern.
Geben Sie im folgenden Fenster einen passenden Namen für die Vorlage ein und bestätigen Sie den Vorgang mit Speichern. Ein Name mit Versandzweck, Zielgruppe oder Kampagnenbezeichnung erleichtert das spätere Auffinden.
Vor einer erneuten Verwendung sollte die Vorlage vollständig gelesen werden. Prüfen Sie dabei sämtliche Links, Datumsangaben, Ansprechpartner und sonstigen Inhalte, die sich seit dem letzten Einsatz geändert haben könnten.
Personalisierung in der Vorschau prüfen
Klicken Sie im Editor auf Vorschau. Das Newsletter Programm öffnet ein separates Fenster und zeigt die zusammengesetzte Nachricht für einen ausgewählten Empfänger.
Mit den Pfeil-Schaltflächen am unteren Rand wechseln Sie durch die verschiedenen Datensätze. Auf diese Weise lässt sich prüfen, wie MailOut Professional die Platzhalter für einzelne Kontakte ersetzt.
Achten Sie bei der Kontrolle auf folgende Punkte:
- Stimmt die Anrede mit dem Datensatz überein?
- Werden Vorname und Nachname vollständig eingesetzt?
- Entstehen durch leere Datenbankfelder auffällige Lücken?
- Bleiben Platzhalter unverändert im Nachrichtentext stehen?
- Passt die Betreffzeile bei mehreren Empfängern?
- Sind Satzzeichen und Abstände nach dem Ersetzen korrekt?
- Enthält die Nachricht veraltete Angaben?
Klicken Sie auf Schließen, um die Vorschau zu verlassen. Fehler können danach im Text oder in der Empfängertabelle korrigiert werden.
Text-E-Mail mit MailOut Professional versenden
Entspricht die Nachricht Ihren Anforderungen, klicken Sie auf Senden. MailOut Professional erstellt daraufhin die Serien-E-Mails für alle Kontakte, die in der Spalte Selected markiert sind.
Kontrollieren Sie vor dem Versand nochmals die Auswahl der Empfänger. Dadurch vermeiden Sie, dass eine Nachricht an einen falschen Kontakt oder an eine nicht gewünschte Gruppe gesendet wird.
Neu: Integrierter Newsletter Designer in MailOut Professional
Formatierte Serien-E-Mails können innerhalb von MailOut Professional auch mit dem integrierten Newsletter Designer vorbereitet werden. Damit erstellen Sie HTML- und Rich-Media-Nachrichten mit Texten, Bildern, Grafiken und Verlinkungen, ohne den HTML-Code der E-Mail selbst schreiben zu müssen.
Der Newsletter Designer ergänzt den Versandassistenten um einen grafischen Arbeitsbereich. Inhalte werden dort angeordnet und für die spätere Nutzung mit den ausgewählten Empfängerdaten vorbereitet. Das Newsletter Programm verbindet dadurch die Gestaltung der Nachricht mit dem personalisierten Serienversand.
Newsletter Designer im Newsletter Programm starten
Wählen Sie im Versandassistenten die Option für eine HTML-E-Mail beziehungsweise Rich-Media-E-Mail. Öffnen Sie anschließend den integrierten Newsletter Designer, um eine neue Nachricht zu gestalten oder einen früher gespeicherten Entwurf zu laden.
Die genaue Schaltfläche richtet sich nach dem geöffneten Dialog. Nach dem Start erscheint der Gestaltungsbereich für den Aufbau der E-Mail.
HTML-E-Mail mit einem Layout beginnen
Für eine neue Nachricht können Sie ein vorhandenes Layout als Grundlage verwenden oder den Aufbau selbst zusammenstellen. Vorbereitete Designs verkürzen die Einrichtung, da Bereiche für Überschriften, Meldungen, Bilder und weitere Bestandteile bereits angeordnet sind.
Passen Sie Farben, Schriftarten und Abstände an den Auftritt Ihres Unternehmens oder Ihrer Internetseite an. Ein einheitliches Erscheinungsbild erleichtert Empfängern die Zuordnung zum Absender.
Texte und Überschriften einfügen
Tragen Sie die Betreffzeile und sämtliche Inhalte ein, bevor die Nachricht an MailOut Professional übergeben wird. Teilen Sie längere Texte in kurze Absätze und verwenden Sie aussagekräftige Zwischenüberschriften.
Jeder Abschnitt sollte eine bestimmte Information behandeln. Dadurch bleibt die E-Mail auch auf kleineren Bildschirmen gut erfassbar.
Bilder und eigene Grafiken verwenden
Der integrierte Newsletter Designer verarbeitet eigene Logos, Produktbilder, Kopfgrafiken, Trenngrafiken und weitere Bildelemente. Grafiken können innerhalb einer Meldung links oder rechts vom Text angeordnet werden.
Wählen Sie Bilddateien, die zum Inhalt passen und in einer angemessenen Größe vorliegen. Sehr große Dateien verlängern die Nachricht und können den Versand sowie das Öffnen beim Empfänger beeinträchtigen.
Für jedes Bild sollte geprüft werden, ob der Inhalt der E-Mail auch ohne die grafische Darstellung verständlich bleibt. Aussagekräftige Texte dürfen daher nicht ausschließlich als Bild eingebunden werden.
Links in die Nachricht aufnehmen
Texte und grafische Elemente können mit Internetadressen verknüpft werden. So führen Sie Leser beispielsweise zu einem Artikel, einer Produktseite, einem Terminformular oder einer weiteren Unterseite Ihrer Webseite.
Prüfen Sie alle Links vor dem Versand. Achten Sie auf die vollständige Adresse und testen Sie, ob die gewünschte Seite ohne Fehlermeldung geöffnet wird.
Inhaltsverzeichnis für längere Newsletter nutzen
Bei umfangreichen Nachrichten kann im Newsletter Designer ein Inhaltsverzeichnis ergänzt werden. Es hilft Lesern dabei, einzelne Meldungen innerhalb der E-Mail schneller zu erreichen.
Ein Inhaltsverzeichnis lohnt sich vor allem dann, wenn mehrere Themen, Artikel oder Angebote in einer Aussendung zusammengefasst werden. Bei kurzen Nachrichten nimmt es dagegen unnötigen Raum ein.
Platzhalter für persönliche Inhalte übernehmen
Auch eine im Newsletter Designer erstellte Nachricht kann mit den Daten aus MailOut Professional verbunden werden. Rufen Sie die Platzhalterübersicht auf und setzen Sie die benötigten Feldmarken an den passenden Stellen ein.
Typische Angaben sind:
- Anrede
- Vorname
- Nachname
- vollständiger Name
- Firma
- Ort
- weitere Spalten aus der geöffneten Tabelle
Übernehmen Sie die Schreibweise aus MailOut Professional unverändert. Manuell veränderte Feldnamen können beim Erstellen der Serien-E-Mails nicht korrekt ersetzt werden.
Design als Vorlage speichern
Ein fertig aufgebauter Newsletter kann gespeichert und für spätere Aussendungen erneut geöffnet werden. Dadurch bleiben Grundaufbau, Logo, Schriften, Abstände und weitere Gestaltungselemente erhalten.
Bei der nächsten Nachricht tauschen Sie die benötigten Text- und Bildbereiche aus. Kontrollieren Sie dennoch alle Links, Termine, Kontaktdaten und Platzhalter, bevor die Vorlage erneut eingesetzt wird.
Nachricht als EML-Datei weiterverarbeiten
Der Newsletter Designer erstellt EML-Dateien, die von MailOut Professional für den weiteren Versand verarbeitet werden können. Speichern Sie die fertige Nachricht an einem Ordner, den Sie beim anschließenden Öffnen leicht finden.
Nach dem Speichern kehren Sie zum Versandassistenten zurück und wählen die erstellte Datei aus. MailOut Professional verbindet die Nachricht danach mit den markierten Kontakten aus der Datenbank-Tabelle.
Integrierten Newsletter Designer oder Outlook verwenden
Für HTML- und Rich-Media-Nachrichten stehen zwei Arbeitswege zur Verfügung. Sie können die Nachricht im integrierten Newsletter Designer aufbauen oder sie in Outlook, Outlook Express beziehungsweise Windows Mail erstellen.
Der integrierte Designer eignet sich für den Aufbau wiederkehrender Newsletter mit festen Text-, Bild- und Meldungsbereichen. Outlook kann verwendet werden, wenn die E-Mail dort erstellt und anschließend als Datei in MailOut Professional geöffnet werden soll.
Beide Wege führen zu einer formatierten Nachricht, die mit Platzhaltern personalisiert und an die in Selected markierten Kontakte verschickt wird.
Newsletter im Designer prüfen
Lesen Sie die fertige E-Mail vollständig, bevor Sie sie speichern. Kontrollieren Sie dabei:
- Sind Überschriften und Textabschnitte vollständig?
- Stimmen Schriftgrößen und Abstände?
- Werden Bilder an der gewünschten Position angezeigt?
- Führen sämtliche Links zur richtigen Internetseite?
- Sind die Platzhalter unverändert eingetragen?
- Enthält die Nachricht die nötigen Absenderangaben?
- Ist ein Hinweis zur Abmeldung enthalten?
Öffnen Sie die gespeicherte Nachricht danach in MailOut Professional und rufen Sie die Empfängervorschau auf. Wechseln Sie dort durch mehrere Datensätze, um die persönliche Anrede und weitere Feldinhalte zu prüfen.
Testversand mit dem Newsletter Programm durchführen
Markieren Sie für den ersten Durchlauf nur eigene Testadressen in der Spalte Selected. Versenden Sie die Nachricht und öffnen Sie sie in mehreren E-Mail-Anwendungen sowie auf einem Smartphone.
Prüfen Sie die Darstellung von Text, Bildern, Links, Platzhaltern und Zeilenumbrüchen. Erst nach einem fehlerfreien Test sollte die vollständige Empfängergruppe ausgewählt werden.
HTML-E-Mail mit Outlook erstellen
Wählen Sie HTML-E-Mail / Rich Media E-Mail und klicken Sie auf Weiter. Im folgenden Dialog starten Sie über Outlook oder Outlook Express eine neue Nachricht.
Für die Erstellung können sämtliche unterstützten Outlook-Versionen eingesetzt werden. Dazu zählen:
- Outlook Express
- Windows Mail
- das neue Outlook für Windows
- das klassische Outlook für Windows
- Outlook aus Microsoft 365
- Outlook 2024
- weitere Outlook-Versionen
MailOut Professional verarbeitet die erstellte Nachricht anschließend für den personalisierten Serienversand.
HTML-Nachricht in Outlook gestalten
Erstellen Sie die E-Mail vollständig im geöffneten Outlook-Fenster. Dort können Sie Text formatieren, Bilder einfügen, Links setzen und Absätze gestalten.
Typische Bestandteile einer HTML-Nachricht sind:
- eine einleitende Überschrift
- eine persönliche Anrede
- formatierte Textabschnitte
- verlinkte Bilder
- Schaltflächen oder Textlinks
- Absender- und Kontaktdaten
- Angaben zur Abmeldung
Die gesamte Nachricht muss vor dem Speichern fertiggestellt werden. Dazu gehören Text, Formatierung, Bilder, Links und sämtliche Platzhalter.
Platzhalter für Outlook-E-Mails anzeigen
Klicken Sie im MailOut-Dialog auf Meine Platzhalter, wenn Sie eine Übersicht der verfügbaren Datenbankfelder benötigen.
Übertragen Sie die gewünschten Platzhalter an die passenden Stellen der Outlook-Nachricht. Das Newsletter Programm ersetzt sie später durch die Angaben aus den ausgewählten Datensätzen.
Verändern Sie die Schreibweise der Platzhalter nicht. Schon ein fehlendes Zeichen oder ein abweichender Feldname kann dazu führen, dass der Inhalt beim Versand nicht eingesetzt wird.
Nachricht im neuen Outlook für Windows speichern
Erstellen Sie die Nachricht im neuen Outlook für Windows und speichern Sie sie anschließend über die dort vorhandene Speicherfunktion an einem auffindbaren Ort.
Schließen Sie nach dem Speichern das Nachrichtenfenster und kehren Sie zu MailOut Professional zurück. Im folgenden Arbeitsschritt wählen Sie die gespeicherte E-Mail-Datei aus.
Nachricht im klassischen Outlook speichern
Im klassischen Outlook erstellen Sie die E-Mail vollständig und wählen danach Datei → Speichern unter.
Bestimmen Sie einen Ordner und speichern Sie die Nachricht. Beenden Sie anschließend das geöffnete Nachrichtenfenster und wechseln Sie wieder zum Versandassistenten.
E-Mail in Outlook aus Microsoft 365 erstellen
Outlook aus Microsoft 365 kann ebenfalls für die Gestaltung der HTML- oder Rich-Media-E-Mail verwendet werden. Erstellen Sie die Nachricht mit allen gewünschten Inhalten und Platzhaltern und speichern Sie sie danach auf Ihrem Computer.
Nach dem Schließen von Outlook führen Sie den Import im Newsletter Programm fort.
E-Mail mit Outlook 2024 vorbereiten
Auch Outlook 2024 kann zum Erstellen der formatierten Nachricht genutzt werden. Schreiben und gestalten Sie die E-Mail vollständig, speichern Sie sie an einem bekannten Ort und schließen Sie danach das Nachrichtenfenster.
Die gespeicherte Datei wird im nächsten Schritt von MailOut Professional geöffnet.
Gespeicherte Outlook-E-Mail in MailOut laden
Klicken Sie im Assistenten auf Weiter. Im folgenden Dialog wählen Sie erneut Weiter.
Danach öffnet sich ein Fenster zur Dateiauswahl. Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem die Outlook-Nachricht gespeichert wurde. Markieren Sie die Datei und öffnen Sie sie.
MailOut Professional lädt die gespeicherte E-Mail anschließend in den MailOut-Editor. Von dort kann sie an die markierten Kontakte versendet werden.
HTML- und Rich-Media-E-Mails vollständig in Outlook bearbeiten
Eine geladene HTML- oder Rich-Media-E-Mail kann im MailOut-Editor nicht verändert werden. Alle Bestandteile müssen daher vor dem Import in Outlook fertiggestellt sein.
Das betrifft unter anderem:
- Nachrichtentext
- Betreff
- Schriftformatierungen
- Bilder
- Verknüpfungen
- Platzhalter
- Abstände und Absätze
Entdecken Sie nach dem Laden einen Fehler, bearbeiten Sie die ursprüngliche Nachricht erneut in Outlook. Speichern Sie die korrigierte Fassung und öffnen Sie sie danach wieder mit MailOut Professional.
Vorhandene E-Mail-Vorlage öffnen
Wählen Sie Öffnen einer bereits vorhandenen E-Mail-Vorlage, wenn Sie eine gespeicherte Nachricht verwenden möchten.
Im folgenden Dialog suchen Sie die gewünschte Datei aus. MailOut zeigt die Vorlage danach in einer Vorschau an.
Prüfen Sie, ob die enthaltenen Platzhalter zu den Spalten der geöffneten Empfängertabelle passen. Eine Vorlage aus einer anderen Tabelle kann Feldnamen enthalten, die im aktuellen Datenbestand fehlen.
Newsletter Programm vor dem Versand prüfen
Vor einer größeren Aussendung empfiehlt sich ein Test mit wenigen ausgewählten Kontakten. Markieren Sie dazu nur interne oder eigene Testadressen in der Spalte Selected.
Kontrollieren Sie die empfangene Nachricht anschließend in mehreren E-Mail-Programmen und auf unterschiedlichen Bildschirmgrößen. Achten Sie bei HTML-E-Mails auf die Darstellung von Bildern, Zeilenumbrüchen, Links und Schaltflächen.
Bei einer Text-E-Mail sollten Sonderzeichen, Umlaute und Platzhalter geprüft werden. Erst nach einem fehlerfreien Test wählen Sie den vollständigen Empfängerkreis aus.
Typische Fehler beim personalisierten Versand
- Die gewünschten Kontakte wurden in Selected nicht markiert.
- Ein Platzhalter wurde falsch geschrieben oder verändert.
- Ein benötigtes Feld ist bei einzelnen Empfängern leer.
- Die Outlook-Nachricht wurde vor dem Schließen nicht gespeichert.
- Die gespeicherte Datei wurde im falschen Ordner gesucht.
- Die HTML-Nachricht war beim Speichern noch unvollständig.
- Ein Bild oder Link wurde in Outlook fehlerhaft eingefügt.
- Die Vorschau wurde nicht mit mehreren Kontakten geprüft.
- Eine ältere Vorlage enthält nicht mehr aktuelle Angaben.
Versandassistenten ohne Aussendung schließen
Möchten Sie den Vorgang beenden, ohne eine Serien-E-Mail zu verschicken, klicken Sie auf Abbrechen.
Dadurch wird der geöffnete Assistent geschlossen. Eine gespeicherte Vorlage oder Outlook-Datei bleibt am gewählten Speicherort erhalten und kann später erneut geöffnet werden.
Personalisierte E-Mails mit dem Newsletter Programm versenden
Der Serienversand beginnt mit der Auswahl der Empfänger in der Spalte Selected. Über Programm → Mail erstellen / versenden oder die Taste F2 öffnen Sie anschließend den Versandassistenten.
Text-E-Mails werden im Editor von MailOut Professional verfasst. HTML- und Rich-Media-E-Mails erstellen Sie vollständig in Outlook Express, Windows Mail, dem neuen Outlook für Windows, dem klassischen Outlook für Windows, Outlook aus Microsoft 365, Outlook 2024 oder einer weiteren Outlook-Version.
Platzhalter verbinden den Nachrichtentext mit den Angaben aus der Empfängertabelle. Prüfen Sie mehrere Datensätze in der Vorschau, bevor Sie auf Senden klicken. So lassen sich fehlerhafte Anreden, leere Textstellen und nicht ersetzte Feldmarken vor der Aussendung mit dem Newsletter Programm erkennen.